Observatório JB comenta nesta postagem observações, abordagens e formas de gestão para tornar mais efetivos os processos administrativos. Estes, quando considerados de importância menor pela alta direção, ficam delegados ou relegados à gestão de uma instância da empresa nem sempre qualificada. E as consequências dessa prática, quando se tornam evidentes, não produzem boas notícias.
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Processos administrativos - O que são
Os processos administrativos congregam, entre suas atividades, ações de planejamento, organização, gestão, coordenação e controle, que são a base para o funcionamento de qualquer empresa.
Devem ser tão criteriosamente estruturados e geridos em seus recursos materiais, humanos, informacionais e tecnológicos – quanto as demais atividades, porque são importantes para os resultados das empresas e decisivos em momentos críticos
Algumas empresas não levam isso em consideração e, cedo ou tarde, pagam caro pelo equívoco como pôde ser evidenciado em inúmeros casos neste duro ano de 2020 que passou.
Quando mal geridos, os processos administrativos podem produzir os chamados “custos invisíveis”, que provocam impactos negativos nos resultados corporativos, que vão da lentidão processual à desorganização.
Em cenários mais graves, as empresas podem ter prejuízos por perda de controles, informações inconsistentes, custos elevados, infrações legais ou tributárias e até mesmo fraudes, em geral, tardiamente descobertas.
Em outras palavras, os processos administrativos são importantes, mas os recursos envolvidos para a sua execução precisam ser compatíveis com o porte, as estratégias e a capacidade de gerar resultados da empresa.
Atuando sempre em articulação e voltados para o suporte a todas as áreas da empresa, seus clientes internos, os processos administrativos são responsáveis por:
Planejamento
Estabelecer quais são as metas da empresa e o caminho para alcançá-las no decorrer de um período de tempo definido.
Organização
Desenvolver e implementar modelos e estruturas que permitam o uso equilibrado dos recursos e das relações de trabalho, dentro do ambiente da empresa e com o meio externo, para atender o propósito previamente traçado no planejamento.
Direção/Gestão
Liderar pessoas, processos e projetos, por meio de influência interpessoal, a fim de que todas as partes envolvidas contribuam efetivamente para a conquista dos objetivos fixados.
Coordenação
Integrar os esforços e recursos (financeiros, materiais, tecnológicos e humanos) na dinâmica empresarial, com foco no adequado funcionamento da organização.
Controle
Acompanhar e avaliar os resultados
obtidos, comparando-os com os esperados (planejados), com foco na melhoria
contínua, corrigindo desvios e otimizando a execução das ações.
Como os processos administrativos e os respectivos
mecanismos de controle são comuns à grande maioria das empresas, as principais competências
para o sucesso da sua execução são o conhecimento dos principais processos do
negócio e a habilidade de articulação com todos os setores da empresa.
Assim, como cada setor, atividade ou tipo de empresa tem
suas peculiaridades, liderar e executar processos administrativos requer
conhecer o estado e as necessidades efetivas do seu negócio para estabelecer
prioridades, cumprir as ações e evitar possíveis problemas, com foco no alcance
dos resultados previstos.
Como a capacidade de articulação é decisiva para a
execução dos processos administrativos, deve estar presente, internamente, na
prestação de serviços a todos os setores, apoiando suas ações de planejamento,
organização, gestão, coordenação e controle. Nas relações externas a
articulação também é importante, porque atividades em processos administrativos
incluem a representação da empresa no cumprimento de obrigações, negociações e
outras atividades com instituições externas.
Cabe lembrar que o conhecimento específico da respectiva atividade administrativa é condição básica, sem a qual a qualidade do trabalho é inviabilizada.
Gestão dos processos
Para atuar com sucesso nos processos administrativos e manter os seus recursos ajustados às necessidades da organização, algumas ações são recomendadas prioritariamente:
Definir para os processos administrativos uma estrutura de funcionamento (material, humana e tecnologicamente) compatível com as efetivas necessidades e especificidades do negócio.
Padronizar a execução das rotinas em cada um dos processos, dando cumprimento às necessidades legais, administrativas, ficais, contábeis etc. com foco na melhoria contínua da sua performance, de forma que os resultados possam ser avaliados e os procedimentos otimizados sempre que necessário.
Utilizar ferramentas de gestão efetivas, seja para atuar nas suas atividades rotineiras como para analisar os resultados obtidos na avaliação do desempenho dos processos administrativos, visando a assegurar que os objetivos sejam atingidos.
Estabelecer parâmetros para avaliação de performance desses processos, fixando indicadores e metas a serem alcançados, com foco na melhoria contínua. Em geral tais indicadores medem o tempo gasto para o cumprimento de atividades ou entregas de produtos/serviços, custos envolvidos, erros identificados etc.
Monitorar os indicadores chave escolhidos, analisando as causas dos resultados e tomando as ações corretivas sempre que necessário.
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