sexta-feira, 27 de março de 2020

Orientando as Pessoas para o Home Office

Home Office - Como Fazer o Básico
 Na publicação anterior foram transmitidas noções básicas para implementar o home office (teletrabalho) na empresa, frente às necessidades desses tempos de novo coronavírus. Um check list para empresários e lideranças que, forçados pelas circunstâncias, precisam dar a partida imediata nesse modelo de trabalho remoto.




Se a experiência é nova para a maioria das empresas, naturalmente, também traz dúvidas e desafios para quem vai ficar trabalhando de casa. Daí ser importante estabelecer alguns critérios de conduta comuns a fim permitir que os processos de trabalho fluam o mais adequadamente possível nessas condições e os resultados esperados sejam alcançados.
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No mais, cabe sempre lembrar que o papel da liderança é: estar disponível para orientações; ter clareza nas comunicações e solicitações; manter as equipes estimuladas e informadas; e estar consciente de que o trabalho remoto está sendo uma experiência nova para todos e, que, portanto, este é um período de ajustes.

A seguir, ainda na linha do básico, sugestão de alguns princípios do trabalho em home office e as respectivas recomendações, com base na experiência de especialistas e empresas que já atuam com essa modalidade de trabalho há algum tempo. Verifique o que é mais aplicável em seu caso e mãos à obra: adaptando; colocando em discussão, divulgando, checando, etc. 
Como será possível perceber, o sucesso do trabalho em home office está apoiado em dois aspectos: auto disciplina (para fixar e cumprir uma rotina determinada), e foco nas atividades (para evitar a atração de um sem número de estímulos e demandas que podem existir no ambiente residencial). Eles estão presentes em todos os itens a seguir.
Este é o propósito.
1.    Organização
  • Entender que a mudança é de local de trabalho, não das atividades em si. Os instrumentos de trabalho, os processos, as entregas, devem continuar os mesmos que os requeridos nas dependências da empresa.
  • Manter à mão todos os equipamentos e recursos necessários para que você cumpra o seu trabalho sem interrupções ou perdas de tempo.
  • Estruturar uma agenda diária com as ações de rotina e os eventuais contatos programados. E procurar cumprir com a mesma pontualidade exigida para a jornada presencial.
  • Dimensionar o seu tempo com foco no resultado final: a atividade concluída, principalmente nas entregas de trabalhos que podem depender mais de prazo do que do cumprimento da carga diária.
2.    Contextualização
  • Estabelecer um entendimento com as pessoas que estejam em sua casa, esclarecendo as demandas do seu trabalho e deixando claro que conta com elas para manter uma rotina produtiva, sem interrupções desnecessárias.
  • Evitar atender a tentativas de interrupções ou chamados que não sejam urgentes e possam prejudicar o fluxo do seu trabalho. Quando você demonstra na prática qual a sua prioridade as pessoas em torno tendem a se ajustar.
3.    Concentração
  • Manter o foco nos trabalhos, em especial ao lidar com análises de informações e participação em conference call.
  • Estar sempre disponível para participar de uma conference call urgente: ferramentas baixadas e atualizadas, câmera e som do computador testados e, embora pareça obvio, traje e cuidados pessoais adequados para o contato.
  • Praticar escuta atenda ao máximo: ouça, anote, grave, fotografe, pergunte, enfim, utilize todas as ferramentas necessárias para ter as informações de que precisa e não ficar com dúvidas.
4.    Qualidade de vida
  • Seguir as mesmas regras de ergonomia que são recomendadas no seu ambiente de trabalho. Caso elas não existam, é hora de descobrir na web.
  • Fazer pausas rápidas é necessário. Levantar da cadeira e alongar o corpo, podem obter energia para continuar a jornada em boas condições e com produtividade.
No momento é isso. Principalmente para quem não estava preparado(a).
Nas atuais condições o importante é ir fazendo (porque o mundo não vai parar totalmente), ajustando e adaptando sempre. Até alcançar o modelo profissional, em termos tecnológicos, em termos de execução e, principalmente, de gestão.

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quinta-feira, 26 de março de 2020

Gestão & Home Office

De Repente, Home Office

Com a crise provocada pelo novo coronavírus, o home office (oficialmente tratado como teletrabalho) passou a ser uma alternativa recomendada e vem sendo adotada, antecipando um modelo de trabalho cuja prática maciça, embora prevista, ainda não contava com critérios, estrutura e mecanismos de controle e suporte adequados na maioria das corporações.
Contudo, considerando a emergência da implantação imediata, é hora de conhecer alguns aspectos básicos para que as lideranças possam administrar este tipo de trabalho remoto e a empresa controlar as atividades e os resultados nessas condições.
 Sem a pretensão de esgotar o tema - até porque o propósito é despertar para o básico - vamos alinhar algumas práticas já aplicadas e com resultados comprovados em empresas que operam com o trabalho em home office. Identifique a necessidade e aplicação na sua empresa e discuta com a sua equipe como implementar.
Como o assunto é de natureza emergente, será dividido em 3 partes: planejamento; implementação da comunicação, e avaliação dos resultados.
Antes, porém, vamos alinhar:
1.     Na definição de foco pela direção as questões mais relevantes para o home office devem se dividir em dois temas:  pessoas e tecnologia.
2.     O tema pessoas, deve ser tratado com ênfase em criar mecanismos para estimular e gerenciar as equipes em home office e assegurar que as rotinas de trabalho aconteçam, independentemente de terem sua continuidade em locais e (não raro) horários diferentes.
3.     O tema tecnologia, deve seguir o propósito de garantir uma adequada operação e a segurança necessária dos equipamentos, das informações e dos sistemas como um todo. A experiência mostra que excessivas quantidades e variedades de canais de comunicação devem ser evitadas no primeiro momento, pois contribui para prejudicar a implementação.

Planejando – Itens decisivos
Em termos de Pessoas
  • Considerar que o trabalho remoto deve ter as mesmas rotinas e prazos que o presencial. Por isso, estabelecer minimamente rotinas e processos é decisivo para o seu sucesso.
  • ·Ajustar um horário base de funcionamento diário, mas com flexibilidade acordada entre líderes e equipes. Atenção: a jornada diária dos estagiários não pode ser maior do que 6 horas.
  • Definir a frequência de reuniões, formatação e prazos de envio de relatórios, assim como o sistema de controle e metas. Atenção: estimule sempre o engajamento.

Em termos de Tecnologia
  • Estabelecer as ferramentas remotas usadas na rotina das equipes, a saber: de videoconferência (Google Hangouts Meet, Skype, Zoom, etc.); de armazenamento de arquivos (Google Drive, Dropbox, etc.); de gestão de tarefas e projetos (Trello, Basecamp, Asana); de comunicação (Slack, Stride, WhatsApp, etc.). Atenção: evite a excessiva quantidade de canais de comunicação.
  • Orientar os colaboradores quanto ao dimensionamento da sua estação de trabalho, com espaço suficiente para acomodar todos os seus hardwares e deixar por perto aparelhos que mais utiliza, como fone e carregadores. Atenção: evite intervenções que diminuam a autonomia das equipes.
  • Armazenar documentos na nuvem e usar ferramentas de colaboração online, para assegurar o compartilhamento e edição colaborativa de planilhas e outros trabalhos, inclusive apresentações, segundo os padrões estabelecidos.
  • Definir, com a área de TI, critérios, condições e limites para a instalação de programas (de acordo com as licenças que a empresa tem), para especificação de equipamento e sistemas antivírus.

Implementando a Comunicação – Itens decisivos
Em termos de Pessoas
  • Considerar quando a comunicação é assíncrona (quando uma resposta não ocorre em tempo real) ou síncrona (em tempo real via telefone ou conversas frente a frente). Neste caso, o que define o timming é o grau de urgência e importância de resposta no processo.
  • Contextualizar sempre a comunicação, padronizando que seja mencionado logo ao início das mensagens o seu objetivo. Não esquecer que a outra pessoa está afastada e pode estar pensando ou agindo em um contexto diferente e, até alcançar o objetivo ou o tom da informação, perda de tempo e desgaste desnecessário podem ocorrer. Atenção: Esteja sempre disponível para dúvidas.
  • Estabelecer frequência para reuniões de alinhamento da equipe. Se possível, e no início, diárias, regularmente semanais e, na pior das hipóteses – mesmo com os mais experientes -semanais. Atenção: Deixe claro a importância do cumprimento dos critérios de horário fixados.
  • Cumprir protocolo de comunicação para reuniões de trabalho, dando conhecimento da pauta, expectativa quanto à participação de cada membro e o nível de decisão a ser tomada no encontro. Pesquise e distribua para a equipe algumas premissas de etiqueta para videoconferências. Atenção: Não deixe a equipe desinformada do que está ocorrendo.
Em termos de Tecnologia
  • Definir ferramentas e indicar suas utilizações específicas: por exemplo: videoconferência para questões de mais urgência e que envolvam decisões rápidas e apresentações; áudio no WhatsApp ou chat para dúvidas mais pontuais, como atualizações e mensagens mais curtas; E-mail para mensagens mais formais, sem urgência, mais longas e que precisem de um contexto mais amplo.
  • Estabelecer mecanismos para que a comunicação flua com transparência entre as partes, com ações tais como: mecanismos para as pessoas informarem a sua disponibilidade (ou indisponibilidade); recursos que permitam a remetentes saber que suas mensagens, e-mails, etc. foram lidas (ou ouvidas); respostas padrão adicionadas para informar ao interlocutor impossibilidades de retorno sempre que ocorrer um fato relevante, etc.
         
Avaliando Resultados – Itens decisivos
  • Priorizar indicadores de resultados com foco em entregas, não em horas trabalhadas.
  • Estabelecer mecanismos de rastreamento de tempo caso seja vital fazer a medição do desempenho por hora de trabalho. Atenção: em nenhuma hipótese ceda à subjetividade.
  • Informar e ajustar, em reuniões informativas, os critérios de análise do desempenho de equipes. Atenção: garanta que todos tenham o mesmo grau de conhecimento das questões.
  • Ter em mente que, sendo essa uma experiência inicial, os resultados da avaliação servirão essencialmente para identificar necessidades, aprender com os erros e fixar contratos de desempenho para os próximos passos. Atenção: evite a exposição desnecessária das pessoas.
  • Pesquisar e obter benchmarking no mercado - mesmo na web existem inúmeros exemplos em artigos, reportagens e publicações especializadas – é ação complementar para alimentar o home office da sua empresa com melhores práticas e buscar indicadores e métricas mais adequados.
  • Lembrar sempre que o home office não é uma forma trivial de trabalho em equipe. Exige uma boa integração de lideranças, equipes, processos e sistemas de comunicação, não necessariamente nos mesmos lugares ou ao mesmo tempo. Atenção: reflita que, se essa fosse uma forma de trabalho pouco complexa e facilmente adaptável à cultura das nossas empresas, a sua prática já estaria disseminada há muito tempo.
Estes são os primeiros movimentos para quem não sabe o que fazer ou pensava em continuar adiando  trabalho em homem office.
No momento o importante é pesquisar, implementar e ajustar. 
Até alcançar o modelo profissional, em termos tecnológicos, em termos de execução e, principalmente, de gestão.
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segunda-feira, 23 de março de 2020

Gestão & Pandemia

Contribuições para um Plano de Contingência

Tendo em vista os recentes eventos com relação à pandemia que agora chegou ao nosso País, estamos preparando e distribuindo  um resumo de ações que podem ser implementadas nas empresas no sentido de minimizar os impactos dessa crise, com base em análise das medidas oficiais que vem sendo tomadas e em exemplos de experiências de diversas empresas que já estão agindo neste sentido, inclusive internacionais de países onde a COVID-19 já é assunto crítico.

As observações são divididas em 2 grupos, por tipo de abordagem:
Estratégica Operacional, a seguir indicadas:

Abordagem Estratégica – Responsabilidade Social da Empresa
A prevenção, o cuidado com as pessoas e a busca de soluções para reduzir os impactos são os pontos principais e estarão sempre em pauta nesta crise, onde de apropriação do que é estratégico é diretamente o impacto para os negócios e pessoas.. Mas, neste momento, com a evolução da situação, outros aspectos devem ser considerados estratégicos pelas empresas, a saber.
1. Atenção às medidas de governo e mercado - proteção às empresas
     Para isso é importante:
  • Acompanhar diariamente as notícias a respeito de medidas sobre o tema, consultando o conteúdo original diretamente no Diário Oficial da União e verificando as situações em que a sua empresa pode se enquadrar quanto a benefícios, flexibilidades, desobrigações, etc.
  • Considerar, ao analisar a aplicação das definições que envolvam flexibilização das relações de trabalho que,  se pelo lado da empresa, esta não deve ser sobrecarregada de custos insustentáveis nesse momento, pelo lado dos empregados existem necessidades básicas que precisam ser atendidas, sob pena não apenas de prejuízos pessoais e familiares, mas também o risco de uma crise social e humanitária.
  • Ter em mente que, em momentos de calamidade pública, como o que vivemos, o bom senso e uma adequada medida de consequências pode ter mais valor para uma visão de médio e longo prazos que o determinado pela fria letra da legislação.
  • Utilizar apoio especializado, quando necessário, para evitar incorrer em erros de interpretação que, mais adiante possam gerar prejuízos por uma decisão tomada no sentido contrário ao permitido.
  • Estar aberto a negociar com todas as partes: agentes do governo, acionistas, fornecedores, clientes, empregados e parceiros diversos.
 2. Cuidar das pessoas
      Para isso é importante:
  • Cumprir todos os protocolos hoje já existentes para a proteção, identificação e orientação dos empregados quanto à COVID-19.
  • Manter atenção para a ocorrência de COVID-19 entre os empregados ou familiares destes, orientando sobre os cuidados necessários e criando condições para evitar o contágio em outros funcionários.
  • Estabelecer comunicação de maneira transparente e clara com todos os funcionários, tendo como principal canal de acesso a área de Saúde e Segurança do Trabalho, o Departamento Médico, ou outro setor mais adequado de acordo com a realidade da empresa.
 3. Reduzir os impactos
      Para isso é importante:
  • Criar uma logística de operações com menor frequência de contatos e exposição dos clientes, e funcionários. Neste caso a estruturação de soluções eficazes para vendas online, atendimento telefônico ou outra mídia e entregas por “delivery”, por exemplo, podem ser decisivas.
  • Proporcionar condições tecnológicas para o trabalho em casa, realizando reuniões virtuais se for o caso, a fim de reduzir contato pessoal ao máximo.
  • Modificar leiautes de ambientes de trabalho, facilitando a ventilação, colocando maior espaçamento entre os postos de trabalho e outras modificações de processos que protejam as equipes em serviços que não devem ser interrompidos.
 4. Aprender
      Para isso é importante:
  • Avaliar os resultados das novas práticas de trabalho implementadas e analisar o que pode ser colocado em modo rotina);
  • Manter o hábito de acompanhar os principais indicadores de resultados, mesmo nesses meses atípicos. Mesmo não sendo úteis para comparações com a evolução da curva vinda dos meses anteriores ou com resultados de iguais meses de anos passados, os indicadores - principalmente para resultados de processos modificados - poderão vir a demonstrar performance que recomende, em tempos de “paz”, a sua adoção definitiva.
  • Observar, dos processos que parcial ou totalmente foram suprimidos, aquelas etapas que podem ser definitivamente descartadas quando a empresa retornar o ritmo normal.
  • Conscientizar-se de que, em situações como a atual, soluções que beneficiam apenas uma das partes terminam por ser inviáveis ou desastrosas. Todos deverão estar abertos a negociar, a ceder e na grande maioria dos casos a assumir alguma perda, em favor da manutenção de um mínimo equilíbrio nas relações, sejam elas de negócios ou humanas em seu sentido mais direto.

Abordagem Operacional - Ações Específicas

A seguir uma relação das 15 medidas práticas mais adotadas pelas empresas para a saúde dos empregados. Outras poderão ser implementadas de acordo com a  flexibilidade da gestão a sua empresa e a mudança de processos que se faça necessária no momento. 
1.     Implementar home office para atividades possíveis, com recomendações de segurança cibernética para evitar ataques em locais externos à corporação.
2.   Reforçar a higienização, tornando mais frequente a limpeza de maçanetas, corrimões, botões, painéis digitais, máquinas de café, etc. Devem estar limpos com o uso de álcool gel.
3.   Disponibilizar álcool gel e produtos de proteção trabalho, de acordo com a atividade, para utilização dos empregados é indispensável.
4.   Intensificar os cuidados de higienização dos locais de trabalho ao final da jornada diária.
5.   Criar grupos de trabalho para a crise que mantenham diálogo com participantes de todos os setores da empresa.
6.   Montar equipes para estruturar e implementar ações coletivas, tais como reforço da limpeza de áreas comuns, cancelamento de biometria, restrições de acesso e triagem de visitantes.
7.   Criar revezamento de horários de trabalho principalmente em salas de pequenas dimensões.
8.   Substituir reuniões físicas por videoconferências, provendo os participantes dos equipamentos e mecanismos de segurança cibernética necessários.
9.   Restringir os encontros presenciais a situações muito específicas e com poucas pessoas, estabelecendo distância de cerca de dois metros entre si.
10.  Flexibilizar as jornadas de trabalho para evitar que funcionários fiquem muito tempo expostos ao contato com o público ou usem transporte público em horário de pico.
11. Cancelar viagens nacionais e internacionais. As consideradas essenciais devem ser submetidas a aprovação em nível superior na empresa.
12. Distribuir panfletos aos funcionários e/ou realizar conversas presenciais com a direção e médicos para informar os empregados sobre os desdobramentos do Covid-19.
13. Disponibilizar na rede interna, vídeos informativos provenientes de fontes seguras, para orientação individual aos colaboradores que acessam essa rede em seus postos de trabalho.
14. Mudar turnos de horário de almoço e aumentar a ventilação das áreas de refeitório, restaurante, etc.
15.  Divulgar no âmbito da empresa e manter constantemente ativo canal de acesso aos empregados para consultas, respostas a dúvidas, orientações, etc. sobre questões ligadas às ações da empresa por conta da pandemia.

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