Gestão & Home Office

De Repente, Home Office

Com a crise provocada pelo novo coronavírus, o home office (oficialmente tratado como teletrabalho) passou a ser uma alternativa recomendada e vem sendo adotada, antecipando um modelo de trabalho cuja prática maciça, embora prevista, ainda não contava com critérios, estrutura e mecanismos de controle e suporte adequados na maioria das corporações.

Contudo, considerando a emergência da implantação imediata, é hora de conhecer alguns aspectos básicos para que as lideranças possam administrar este tipo de trabalho remoto e a empresa controlar as atividades e os resultados nessas condições.

 Sem a pretensão de esgotar o tema - até porque o propósito é despertar para o básico - vamos alinhar algumas práticas já aplicadas e com resultados comprovados em empresas que operam com o trabalho em home office. Identifique a necessidade e aplicação na sua empresa e discuta com a sua equipe como implementar.

Como o assunto é de natureza emergente, será dividido em 3 partes: planejamento; implementação da comunicação, e avaliação dos resultados.

Antes, porém, vamos alinhar:

1.     Na definição de foco pela direção as questões mais relevantes para o home office devem se dividir em dois temas:  pessoas e tecnologia.

2.     O tema pessoas, deve ser tratado com ênfase em criar mecanismos para estimular e gerenciar as equipes em home office e assegurar que as rotinas de trabalho aconteçam, independentemente de terem sua continuidade em locais e (não raro) horários diferentes.

3.     O tema tecnologia, deve seguir o propósito de garantir uma adequada operação e a segurança necessária dos equipamentos, das informações e dos sistemas como um todo. A experiência mostra que excessivas quantidades e variedades de canais de comunicação devem ser evitadas no primeiro momento, pois contribui para prejudicar a implementação.

Planejando – Itens decisivos

Em termos de Pessoas

• Considerar que o trabalho remoto deve ter as mesmas rotinas e prazos que o presencial. Por isso, estabelecer minimamente rotinas e processos é decisivo para o seu sucesso.
• ·Ajustar um horário base de funcionamento diário, mas com flexibilidade acordada entre líderes e equipes. Atenção: a jornada diária dos estagiários não pode ser maior do que 6 horas.
• Definir a frequência de reuniões, formatação e prazos de envio de relatórios, assim como o sistema de controle e metas. Atenção: estimule sempre o engajamento.

Em termos de Tecnologia

• Estabelecer as ferramentas remotas usadas na rotina das equipes, a saber: de videoconferência (Google Hangouts Meet, Skype, Zoom, etc.); de armazenamento de arquivos (Google Drive, Dropbox, etc.); de gestão de tarefas e projetos (Trello, Basecamp, Asana); de comunicação (Slack, Stride, WhatsApp, etc.). Atenção: evite a excessiva quantidade de canais de comunicação.
• Orientar os colaboradores quanto ao dimensionamento da sua estação de trabalho, com espaço suficiente para acomodar todos os seus hardwares e deixar por perto aparelhos que mais utiliza, como fone e carregadores. Atenção: evite intervenções que diminuam a autonomia das equipes.
• Armazenar documentos na nuvem e usar ferramentas de colaboração online, para assegurar o compartilhamento e edição colaborativa de planilhas e outros trabalhos, inclusive apresentações, segundo os padrões estabelecidos.
• Definir, com a área de TI, critérios, condições e limites para a instalação de programas (de acordo com as licenças que a empresa tem), para especificação de equipamento e sistemas antivírus.

Implementando a Comunicação – Itens decisivos

Em termos de Pessoas

• Considerar quando a comunicação é assíncrona (quando uma resposta não ocorre em tempo real) ou síncrona (em tempo real via telefone ou conversas frente a frente). Neste caso, o que define o timming é o grau de urgência e importância de resposta no processo.
• Contextualizar sempre a comunicação, padronizando que seja mencionado logo ao início das mensagens o seu objetivo. Não esquecer que a outra pessoa está afastada e pode estar pensando ou agindo em um contexto diferente e, até alcançar o objetivo ou o tom da informação, perda de tempo e desgaste desnecessário podem ocorrer. Atenção: Esteja sempre disponível para dúvidas.
• Estabelecer frequência para reuniões de alinhamento da equipe. Se possível, e no início, diárias, regularmente semanais e, na pior das hipóteses – mesmo com os mais experientes -semanais. Atenção: Deixe claro a importância do cumprimento dos critérios de horário fixados.
• Cumprir protocolo de comunicação para reuniões de trabalho, dando conhecimento da pauta, expectativa quanto à participação de cada membro e o nível de decisão a ser tomada no encontro. Pesquise e distribua para a equipe algumas premissas de etiqueta para videoconferências. Atenção: Não deixe a equipe desinformada do que está ocorrendo.

Em termos de Tecnologia

• Definir ferramentas e indicar suas utilizações específicas: por exemplo: videoconferência para questões de mais urgência e que envolvam decisões rápidas e apresentações; áudio no WhatsApp ou chat para dúvidas mais pontuais, como atualizações e mensagens mais curtas; E-mail para mensagens mais formais, sem urgência, mais longas e que precisem de um contexto mais amplo.
• Estabelecer mecanismos para que a comunicação flua com transparência entre as partes, com ações tais como: mecanismos para as pessoas informarem a sua disponibilidade (ou indisponibilidade); recursos que permitam a remetentes saber que suas mensagens, e-mails, etc. foram lidas (ou ouvidas); respostas padrão adicionadas para informar ao interlocutor impossibilidades de retorno sempre que ocorrer um fato relevante, etc.

         

Avaliando Resultados – Itens decisivos

• Priorizar indicadores de resultados com foco em entregas, não em horas trabalhadas.
• Estabelecer mecanismos de rastreamento de tempo caso seja vital fazer a medição do desempenho por hora de trabalho. Atenção: em nenhuma hipótese ceda à subjetividade.
• Informar e ajustar, em reuniões informativas, os critérios de análise do desempenho de equipes. Atenção: garanta que todos tenham o mesmo grau de conhecimento das questões.
• Ter em mente que, sendo essa uma experiência inicial, os resultados da avaliação servirão essencialmente para identificar necessidades, aprender com os erros e fixar contratos de desempenho para os próximos passos. Atenção: evite a exposição desnecessária das pessoas.
• Pesquisar e obter benchmarking no mercado - mesmo na web existem inúmeros exemplos em artigos, reportagens e publicações especializadas – é ação complementar para alimentar o home office da sua empresa com melhores práticas e buscar indicadores e métricas mais adequados.
• Lembrar sempre que o home office não é uma forma trivial de trabalho em equipe. Exige uma boa integração de lideranças, equipes, processos e sistemas de comunicação, não necessariamente nos mesmos lugares ou ao mesmo tempo. Atenção: reflita que, se essa fosse uma forma de trabalho pouco complexa e facilmente adaptável à cultura das nossas empresas, a sua prática já estaria disseminada há muito tempo.

Estes são os primeiros movimentos para quem não sabe o que fazer ou pensava em continuar adiando  trabalho em homem office.

No momento o importante é pesquisar, implementar e ajustar. 

Até alcançar o modelo profissional, em termos tecnológicos, em termos de execução e, principalmente, de gestão.

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