Ajustando o desempenho da equipe

Observatório JB traz, nesta postagem, algumas linhas de conduta para abordagem de situações de performance insuficiente, considerando o papel do gestor junto às suas equipes e com base em estudos de casos e publicações especializadas no ambiente de negócios em tempos atuais.

Tempo aproximado de leitura:  6 minutos

Problemas acontecem

Há muitos motivos pelos quais um colaborador pode ter queda de desempenho, causar prejuízos à sua performance e, por extensão, aos resultados da sua equipe. Pode estar passando por um problema pessoal, tendo dificuldades de se posicionar dentro do grupo, enfrentando limitações para fazer o seu trabalho, ou se sentindo esgotado – o hoje temível burnout.

Nos dias que correm, em tempos de pandemia e trabalho remoto, esses fatores podem surgir combinados, agravando a situação, gerando impactos para todos e exigindo ação imediata do gestor. Isso sem contar o risco de sobrecarga de trabalho e descontentamento dos demais, situações que, com o home office, podem trazer problemas adicionais. 

É frustrante para qualquer gestor quando um membro da equipe tem queda de desempenho.

Gestores apoiam as equipes

Acima de tudo é decisivo agir com empatia, ser atencioso com a pessoa cujo desempenho é “problema” e com a própria equipe, a fim de:

• identificar o que está acontecendo, o que está por trás dessa queda no desempenho e o que é possível fazer sobre isso;
• entender as causas do problema (ou problemas), deixando clara uma legítima intenção de prestar apoio;
• considerar caminhos para retomar o compromisso de trabalho, ouvindo atentamente e estabelecendo uma relação baseada na confiança;
• delinear um programa de melhoria da performance a ser ajustado com o colaborador (e envolvendo a equipe, quando for o caso). 

Não se deve esquecer que a busca de informações, a análise da situação e eventuais opções, precisam considerar uma visão global da questão. Além disso, o estudo de soluções alternativas mostra-se mais rico quando praticado em um processo participativo.

Planejamento é vital

Um gestor hábil deve se preparar bem para abordar o assunto e, pelo menos:

• perguntar a si mesmo o que parece estar ocorrendo com essa pessoa, levando em conta o que sabe sobre o seu trabalho e a sua vida pessoal e listando os requisitos do trabalho que ela não está atendendo;
• refletir sobre o que tem ocorrido com o colaborador no decorrer do tempo, considerando se já havia algum problema de desempenho não abordado ou se houve uma queda repentina na sua performance;
• ter à mão um roteiro com fatos que comprovam as situações e caracterizam as falhas no desempenho do empregado, a fim de poder sustentar eventual debate com evidências;
• preparar-se para ouvir, com atenção e interesse genuínos, demonstrando  uma clara atitude de apoio;
• considerar a possibilidade de acesso a recursos específicos da sua empresa para lidar com algumas situações, como por exemplo planos de assistência ao empregado, programas de RH e cursos de treinamento; e,
• formular um esboço de programa de melhoria a ser apresentado como proposta, detalhando um plano para que isso aconteça e fixando prazos para avaliação.  

Um gestor hábil deve se preparar bem para abordar o assunto e ter um plano de contingência.

Ter um plano de contingência é importante, caso a análise da situação indique possíveis impedimentos à implementação das soluções previstas. Neste caso devem ser consideradas opções, como por exemplo:

• a redistribuição das atividades dentro da equipe, no todo ou em parte, o que implica em envolver todo o grupo, em um processo participativo, para conciliar os interesses, conjugar as possibilidades e capacidades, no sentido de melhor aproveitar os pontos fortes das pessoas;
• a transferência desse colaborador para outro tipo de atividade na qual a sua contribuição possa ser mais efetiva; 
• o desligamento deste, caso não haja possibilidade ou interesse no seu aproveitamento, por alguma das partes; ou, 
• o planejamento da admissão de novo membro na equipe, em substituição ao colaborador em questão.

O tempo e a composição da equipe são recursos limitados. E os resultados são o alvo do gestor.

Tudo tem limites

Vivemos em uma dimensão finita e, portanto, tudo tem limites. Por isso mesmo alguns balizadores úteis podem ser empregados nessas circunstâncias, como por exemplo:

• A atenção do gestor deve ser irrestrita, combinada com atitudes respeitosas e profissionais. O que determina que o empregado tenha compromisso, também, com a atenção, o respeito e o profissionalismo. Qualquer atitude contrária a isso deve ser sinalizada e, havendo reincidência, determinar o encerramento das negociações.
• A equipe pode (e deve) ser parte da solução e participar da sua formulação. Mas a direção do processo é indelegável e pertence ao gestor.
• A negociação de novas atribuições deve ter flexibilidade e cabe ao gestor avaliar os pontos onde pode ceder. Entretanto, independentemente de qualquer ação de boa vontade ou tolerância, nenhuma concessão pode prejudicar a equipe. Esta sim, a prioridade maior.  
• Ao concluir que o empregado não tem como continuar na equipe o gestor deve ser direto e, de forma legítima, se oferecer para ajudá-lo a procurar uma nova colocação. O que não significa que tenha esse encargo; caso isso aconteça é uma louvável posição pessoal e, portanto, tem que ser legítima.
• A todo momento deve estar claro que a questão é sobre a performance de uma pessoa e, possivelmente, sobre dificuldades pessoais. Mas, desde o início da conversação, é necessário ficar explícito que o ambiente é empresarial, as relações são profissionais e pautadas em respeito mútuo. Com foco no desempenho do empregado. 

 

Resumo do quadro

Como sabemos, os problemas com gestão de equipe não são novos. As opções e os caminhos para a sua solução tampouco.

O que há de novo no contexto atual é a ênfase em: conexão com a equipe; análise com visão global; ação planejada; e presteza na tomada de decisão.

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Aumentando a criatividade da equipe virtual

 Observatório JB traz nesta postagem algumas informações de estudos realizados por equipe do Massachusetts Institute of Technology (MIT), sobre como trabalhar de forma criativa com grupos em atuação virtual. Baseado em pesquisas que chegaram a conclusões como: "a colaboração virtual não mata a  criatividade" e "mudar para o trabalho remoto pode ajudar os grupos a gerar ideias melhores - e mais delas" o MIT publicou recentemente interessante artigo, do qual alguns pontos de destaque estão a seguir resumidos.

Tempo aproximado de leitura:  8 minutos

Publicação do Massachusetts Institute of Technology (MIT) demonstra, a partir de pesquisas, vantagens para o trabalho remoto em termos de processos de criatividade em equipe.  Fazem isso com ênfase e riqueza de exemplos, apesar de outros trabalhos (inclusive dentre os produzidos no próprio MIT) apresentarem afirmações contrárias, o que torna a leitura do artigo na integra muito interessante.

Primeiramente, como já é natural nesses tempos, a matéria do MIT comenta questões, dificuldades e soluções trabalhadas nas empresas para melhorar as condições de gestão de equipes em trabalho remoto durante a pandemia do covid-19. Mas, ao empregar informações de pesquisa para sedimentar suas ideias, faz referências a dados colhidos em trabalhos que se estendem às últimas duas décadas. 

E as conclusões e argumentos apresentados mostram que a mudança para o trabalho remoto tem, na prática, o potencial de melhorar a criatividade e o trabalho com ideias do grupo, apesar da diminuição da comunicação pessoal.

Segundo os autores, é possível seguir o processo clássico, de começar com a geração de ideias - muitas vezes aparentemente estranhas, proceder ao teste e refinamento de algumas delas, e, eventualmente, avançando para o desenvolvimento total das ideias escolhidas. Porque a colaboração virtual não impede nada disso, nem está em conflito com as ideias sobre o que impulsiona a criatividade.

Com assertivas apoiadas em resultados de pesquisas, muitas vezes de longo prazo, o artigo se projeta com indicações práticas para aumentar a criatividade do grupo virtual, fazendo sempre comparações com eventos presenciais da mesma natureza.

Artigo do MIT afirma que a colaboração virtual não será a morte da criatividade

Algumas premissas: 

A habilidade criativa não é fixa ou inata
A criatividade é influenciada por fatores sob controle. Em estudo, alguns participantes foram informados de que o talento e a habilidade brutos determinam os resultados criativos, enquanto outros ouviram que fatores como motivação e persistência impulsionam a criatividade.

Ambos os grupos completaram uma tarefa de criatividade avaliada por juízes que não sabiam o que os participantes haviam ouvido. Contudo, o grupo que acreditava que a criatividade estava sob seu controle superou significativamente o outro.

Aplicando-se ao tema de equipes online, significa dizer que não é preciso colaborar pessoalmente para adotar uma mentalidade pró-ativa sobre criatividade - é possível pode fazer isso de forma independente, em qualquer lugar

Os indivíduos são mais criativos do que os grupos.
O trabalho demonstra que, na prática, a maioria dos estudos descobriu que a criatividade “per capita” diminui vertiginosamente à medida que o tamanho do grupo aumenta. Esclarece ter sido identificado que a dinâmica de grupo pode diminuir a criatividade geral nas reuniões presenciais, sufocando certas vozes enquanto amplifica outras, além de proporcionar condições para conversas cruzadas simultâneas.

Em oposição, nas reuniões virtuais é quase impossível mais de uma pessoa falar ao mesmo tempo e, por isso, somos forçados a nos concentrar na contribuição individual, ficando mais fácil para os participantes menos vocais serem ouvidos do que no mundo físico, onde muitas vezes suas vozes são abafadas.

As restrições estimulam o pensamento criativo.
Trabalhar dentro de limites nos leva a resolver problemas de maneiras que não faríamos se tivéssemos rédea solta. Por exemplo; a pressão do tempo muitas vezes estimula a geração de ideias mais eficiente; e a imposição de regras de comunicação, como "não explique ideias", aumenta a geração de ideias criativas.

De modo geral, as plataformas de reuniões virtuais impõem mais restrições à comunicação e colaboração do que configurações face a face, as quais -conclui - levarão os participantes a se estenderem além de suas formas usuais de pensamento, aumentando a criatividade.

Mudar para o trabalho remoto pode ajudar os grupos a gerar ideias melhores - e em maior quantidade.

Como Aumentar a Criatividade do Grupo Virtual

A seguir são resumidas algumas sugestões práticas, extraídas do amplo corpo de pesquisas sobre criatividade e inovação. Segundo os autores são aplicáveis também para colaborações presenciais.

1. Evite o bloqueio da produção

Estudos compararam cuidadosamente o desempenho de pessoas que trabalham independentemente com o de grupos interativos, medindo a produtividade por pessoa e a qualidade das ideias durante um período fixo. Inevitavelmente, os indivíduos superam os grupos.
As principais razões que deram base a essa conclusão, no trabalho, foram: a própria conversa, que envolve ter que ouvir os outros educadamente. Trabalhar remotamente requer menos disso porque, na comunicação virtual , há  menos pressão para um envolvimento constante de conversação, e, assim,  as pessoas podem se concentrar mais facilmente na geração de ideias; o fato de que, com o rosto de todos à mostra; as pessoas podem gastar energia gerenciando como se apresentam.
Uma boa medida para minimizar essa fonte de bloqueio de produção, pode ser reservar grandes blocos de tempo para trabalho individual, longe da tela compartilhada.

2. Esmague a conformidade

O excesso de afinidades destrói a criatividade, por uma conformidade que ocorre quando as pessoas acreditam que devem ter como objetivo a aceitação de seu grupo. A colaboração virtual produz menos pressão para essa conformidade, em parte porque o grupo está menos envolvido entre si do que os grupos presenciais (produzindo menos pistas sobre a aceitação, como contato visual apenas entre alguns membros), e em parte por causa do efeito de desinibição online, ou a ideia de que as pessoas são mais propensas a expressar e não se preocupem em fazer com que os outros gostem deles ao interagir digitalmente.

Como os colaboradores virtuais geralmente são totalmente visíveis uns para os outros, o efeito de desinibição ainda exerce influência, uma vez que muitos dos rituais de polidez da comunicação presencial, como concordar vocalizando e conversas triviais, não estão mais presentes.

3. Facilite a expressão de ideias por meio da redação cerebral

Brainwriting é o primo mais sofisticado do brainstorming. Um problema com o brainstorming é que as pessoas muitas vezes se autocensuram por preocupação com a resposta do grupo, como observado acima em relação à conformidade. E mesmo quando os indivíduos estão dispostos a falar, eles podem não conseguir a palavra, dada a enxurrada caótica de ideias que estão sendo compartilhadas.

O Brainwriting resolve esses problemas por meio da geração simultânea de ideias por membros individuais do grupo. O grupo reserva um tempo para que os indivíduos anotem suas ideias e depois se reúnem para discuti-los. A comunicação virtual é ideal para criação cerebral, porque os participantes podem contribuir anonimamente para um quadro branco virtual comum ou documento compartilhado sem influência significativa do grupo. E quando eles se reúnem para discutir ideias, isso praticamente os ajuda a expressar suas opiniões com mais honestidade (novamente, por causa do menor número de pistas de aceitação do grupo).

4. Promova o pensamento altamente construtivo

A pesquisa indica que o pensamento de baixa interpretação resulta em menos criatividade do que a variedade de alta interpretação. Pense na construção de baixa e alta construção como graus de foco das lentes de uma câmera: o pensamento de baixa construção, como uma teleobjetiva, enfatiza os detalhes; o pensamento de alta interpretação, a lente grande angular, captura a imagem maior.

Um estudo descobriu que as pessoas pensam em ideias mais criativas quando acreditam que estão interagindo com alguém a uma distância física maior, porque isso ativa processos de pensamento de construção superior (foco no quadro geral e pensamento abstrato). A comunicação virtual tem implícita a percepção de uma distância maior do que as interações pessoais. é possível melhorar isso pedindo a cada participante da reunião virtual para anunciar sua localização: “Olá, sou Pedro Paulo, estou em Jacarepaguá, por exemplo.

5. Promova diversas interações

Pesquisas dos autores sugerem que a presença de um único recém-chegado pode estimular a criatividade do grupo, gerando um maior número e variedade de ideias. Em geral, a diversidade aprimora o processo criativo. 
Em uma reunião virtual, não se pode escolher seu assento e ter conversas laterais não é tão tentador, devido à tela compartilhada e ao risco de enviar acidentalmente um pensamento particular para todos.
Esses fatores aumentam a probabilidade de pessoas em ambientes virtuais interagirem com participantes que não conhecem bem, aumentando a criatividade.

6. Mantenha registro do que e como foi feito

Antes do COVID-19, muitas reuniões presenciais de brainstorming não eram gravadas, apagando qualquer vestígio de ideias descartadas. Isso falha em maximizar a produção do grupo, porque retornar às ideias que foram sugeridas anteriormente aumenta o desempenho do grupo.  Dizem os autores que “o silêncio é o maior assassino da geração de ideias criativas; e dar voz a ideias (mesmo as antigas) estimula novos insights.
Nos encontros online, em geral gravados, janelas de bate-papo, quadros brancos eletrônicos e outras ferramentas de colaboração virtual funcionam como cofres e “cemitérios”, memorizando sessões e tornando mais fácil revisitar ideias anteriormente esquecidas.

Concluindo, o artigo afirma que:

"Nada disso sugere que a comunicação virtual seja a cura para todos os problemas de colaboração criativa, ou que os gerentes e suas equipes devam trabalhar em seus próprios “faróis” sempre que possível, evitando o contato cara a cara. No entanto, a colaboração virtual oferece benefícios que muitos de nós não percebemos ou buscamos no pré-COVID-19. 
Nossa produção criativa pode ser ainda melhor por causa disso".

Para ler o artigo na íntegra acesse: https://sloanreview.mit.edu/article/virtual-collaboration-wont-be-the-death-of-creativity/

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