Observatório JB traz nesta postagem informações e comentários sobre pontos chave para a preparação de reuniões, para encontros presenciais ou online, agora considerando como critérios para decidir pela sua realização aspectos tais como o tempo dos participantes, a tecnologia envolvida, a necessidade de gestão específica etc.
Tempo aproximado de leitura - 4 minutos
Quando um líder pensa em promover uma reunião a primeira providência a ser tomada deve ser questionar a sua necessidade: será essa reunião realmente necessária e oportuna? Existe outra forma mais efetiva para tratar e resolver essa questão, esse assunto, essa decisão?
Às vezes a ansiedade por uma solução leva à convocação de pessoas para discutir algum tema em reunião, sem que exista necessidade prática de se lançar mão desse recurso. Para evitar essas ocorrências recomenda-se que a ansiedade seja superada e avaliada a utilização de outros caminhos mais adequados, como por exemplo, telefonemas, grupos em redes sociais, e-mails, conversas individuais com as pessoas envolvidas, etc.
Chegando-se à conclusão de que a reunião é imprescindível, não
custa lembrar que tudo começa por um bom planejamento e organização. Nessa
linha, considere ao menos, que:
1. O tema, ou temas, que irão compor a pautPor princípio, toda reunião é um trabalho coletivo. E como tal, produz um custo de espaço, equipamentos, eventuais deslocamentos dos participantes, horas de trabalho dispendidas, etc., que, somados, precisa se justificar. Ah, e como todo trabalho, precisa produzir resultados.a da reunião devem ser definidos e informados antecipadamente, para que o trabalho possa ter forma e conteúdo conhecidos por todos e não corra o risco de acabar se transformando em um encontro sem foco, uma reunião em que se chega ao final sem definições, deixando de lado assuntos relevantes, provocando uma nova reunião e, certamente, ... muita frustração.
2. Os participantes devem ser bem
escolhidos, em quantidade e qualidade. Uma frase simples nos dá a resposta
quanto à elaboração da lista de participantes: “quem deve participar da reunião é quem pode contribuir para o seu sucesso. ” É mesmo possível
que por outras questões (políticas, relações de poder, relacionamentos
pessoais, etc.) alguém fora desta qualificação tenha de participar da reunião;
não é o melhor, mas é da vida corporativa...
3. Atenção especial deve ser dada para a preparação de reuniões com grande quantidade de participantes, cujo êxito depende de uma boa organização, ambiente e dinâmica específicos, além de condições para o estímulo ao processo participativo, a fim de que os resultados esperados sejam alcançados (seja o encontro presencial ou virtual).
4. O ambiente escolhido precisa ter condições físicas e tecnologia suficiente para
proporcionar acesso e suporte a quem vai participar da reunião e apoio tecnológico para as apresentações, debates, registros etc.
5. O tempo
de duração deve ser bem balanceado. Todos sabemos que reuniões longas são
improdutivas. A vida prática tem mostrado que, independentemente do tema, a
capacidade de atenção, apreensão e participação ativa das pessoas resiste a um
máximo de 2 horas. Por exceção, a uma prorrogação de mais uma hora. A partir
daí, é desrespeito à Declaração Universal dos Direitos Humanos...
6. Por falar
em duração, toda reunião bem organizada tem previsão de horário de início e
término. Em geral os comunicados sobre reuniões mencionam apenas o seu
início: (por exemplo “início às 15 horas”), o que é errado. Por outro lado, uma
correta divisão da agenda para os assuntos na reunião e a própria administração
do tempo durante a sua realização são fatores importantes para o êxito dos
trabalhos.
Afinal, deve prevalecer o respeito à agenda dos participantes a fim de que
possam ter condições mínimas para planejar o seu tempo para assuntos das suas
áreas, das equipes, pessoais, etc.
7. E para terminar (pelo menos nesta
lista), não se deve esquecer de informar previamente outras pessoas interessadas na
reunião, além dos participantes. A distribuição da agenda da reunião tem
função técnica ligada à preparação dos participantes, mas também política, no
sentido de minimizar resistências, questionamentos, etc. E deve ser feita com
uma antecedência que dê condições para que todos estejam livres e liberados
para esse importante instrumento de trabalho em equipe.
==============
Informações detalhadas, pedido de reunião ou interesse em temas afins: contato@jbconsul.com.br
ou (21) 9999-52440 (também no WhatsApp)
