Observatório JB apresenta algumas alternativas práticas, a partir de orientações especializadas de diversas áreas, no sentido de propor padrões úteis para que as reuniões online sejam produtivas, observando tempo, tecnologia, organização e comportamento. E dentro delas, por extensão, algumas recomendações que podem minimizar a ocorrência de fadiga por reuniões online - tanto de negócios quanto internas.
Tempo aproximado de leitura: 6 minutos
Saudades das reuniões
presenciais – quem diria?
Definir padrões para uma reunião online não é uma tarefa trivial. Principalmente sabendo-se que na maioria das empresas sequer é monitorada a qualidade das reuniões presenciais e que os encontros online foram implementados, quase no improviso, durante a crise do covid-19.
Por isso mesmo, obter noções sobre o assunto é tema emergencial para
o dia a dia corporativo, na medida em que, de uma lado, o canal online requer uma condução assertiva e
com foco em resultados, e de outro lado, já começam a surgir casos declarados de
fadiga por reuniões online.
Além do mais, ninguém imaginaria que as reuniões
presenciais, tão desgastadas e desacreditadas ao longo do tempo pelas falhas de
organização, preparação, administração do tempo, etc. deixariam saudades...
Mais da metade das empresas listadas na Fortune 500 usaram o Zoom em 2019 e, em 2020, esses valores chegaram recentemente a 300 milhões de participantes diários em reuniões do serviço.
Uma boa reunião online
- O que já se pode afirmar com convicção é que, em termos de reuniões online (internas ou com clientes), mais
tempo não significa necessariamente maior chance de sucesso.
- Na sua versão comercial, já existem estatísticas
demonstrando que em cerca de 70% dos casos a taxa de conversão dos deals (fechamento
de negócio) é otimizada em reuniões que duram entre 20 e 40 minutos.
- Talvez não seja à toa que o Zoom, no seu plano gratuito, limita em até 40 minutos a hospedagem de videoconferências com até 100 participantes. Com uma base de clientes de massa crítica respeitável, podemos inferir que exista base suficiente para estabelecimento de estimativas de tempo úteis para reuniões online.
- No que se refere à duração, com a base citada acima - cerca de 70% dos deals obtidos entre 20 e 40 minutos de
reunião – já se tem um ponto de partida. Os dados de pesquisa mostram uma
tendência clara de que as reuniões mais efetivas não excedem 40 minutos.
- Quando ao foco, o alcance dos objetivos começa por considerar que o processo
deve estar centrado no cliente (ou
possível cliente). Isso significa que não se deve gastar muito tempo com a exibição
de todas as funcionalidades de um produto ou das habilidades de operação do vendedor
ou executivo.
- Quanto aos resultados, uma interação assertiva utiliza o tempo para identificar a necessidade do cliente, demonstrar a este como ela será atendida e qual o impacto disso na sua operação. Sem esquecer que do outro lado da tela provavelmente esteja alguém já saturado de reuniões online.
Uma boa reunião interna online
- No que se refere à duração, as informações citadas acima – de 40 minutos de reunião como limite superior – dão uma boa referência. Evidentemente há casos excepcionais, para mais ou para menos. Mas deve-se evitar exceder 60 minutos de duração, porque o aproveitamento cai muito rapidamente a partir dessa faixa.
- Quanto à tecnologia, verificar previamente: plataforma e link adequados, microfones e áudio funcionando bem. O tempo perdido por problemas causados por desajustes em tecnologia e as suas “regulagens” durante a reunião têm grande influência no desgaste das pessoas.
- Pauta e ata – reunião online também precisa de registro. Verificar com antecedência os assuntos que vão ser tratados e as suas possíveis contribuições. Na abertura, quem estiver coordenando os trabalhos faz um resumo da pauta e objetivo da reunião. Ao final, emitir uma lista das ações e considerações que foram levantadas no encontro, ações a serem tomadas, responsáveis e prazos.
- Estar 100% presente – em videoconferência, mantenha a atenção na reunião, participando ativamente ou não. Fazer intervenções com objetividade, valorizando o tempo de todos. Nada de visitas a outros sites ou redes sociais.
- Administrar bem o tempo - Respeitar a agenda, “entrando” na hora marcada, usar o seu tempo com objetividade e não ultrapassar o horário. Os colegas têm compromissos a cumprir.
- Controlar microfones e câmeras (on ou off) - quando alguém estiver falando, desabilitar o próprio microfone para que não haja interferência do barulho do ambiente em que você está. A câmera pode ser desligada, nos momentos em que ela não for necessária. Jamais desligar a câmera em conversas em que as expressões faciais e o “olho no olho” sejam decisivas na comunicação.
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| As reuniões online estão entre as práticas que mais têm causado desconforto e tensão na nova rotina de trabalho em tempos de pandemia. |
No mais, é importante que todos lembrem
sempre, como foi citado no primeiro parágrafo deste texto, que na maioria das
empresas as reuniões online foram
implementadas, quase no improviso, durante a crise do covid-19. E ainda assim, como a necessidade exige e a tecnologia
permite, não se deve abrir mão de um processo de aprendizagem acelerado.
O trabalho
em equipe continuará sendo a melhor solução - presencial ou virtual, e quanto
mais cedo os profissionais incorporarem as habilidades necessárias para que as reuniões
online sejam produtivas, todos sairão ganhando.
Até mesmo as
reuniões presenciais, quando ocorrerem.
Quer se aprofundar mais no tema reuniões online, vá ao link.
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