Gestão de Processos como Resposta à Crise

Observatório JB traz, nesta postagem, informações sobre os resultados e as vantagens do trabalho com mapeamento de processos para a direção e para a corporação como um todo. São informações com o objetivo explícito de demonstrar que pequenas, médias e grandes empresas podem se beneficiar com ações neste sentido, que tem a vantagem adicional de produzir rapidamente o retorno dos investimentos efetuados para a sua implementação.

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Publicações especializadas em gestão afirmam que trabalhar com processos documentados produz um ganho de produtividade de, no mínimo, 25%. E mais: há casos em que o ganho pode ser maior.

A visão de processos

Perceber e analisar uma empresa segundo a visão de processos é uma perspectiva que não ignora a estrutura hierárquica e de comunicação do organograma corporativo, mas vincula o trabalho, os produtos, serviços e resultados obtidos a um mapa que atravessa, por necessidade, todas as "paredes" organizacionais e culmina no atendimento às necessidade dos clientes.

Mapas de processos corporativos indicam os fluxos de trabalho desde a aquisição de matéria-prima até a entrega de um produto ou serviço e através do atendimento contínuo das necessidades do cliente. E de acordo com critérios e fatores analisados e definidos pela direção da empresa - em geral assessorada por profissionais especializados em análise de processo – os fluxos a serem otimizados podem ser priorizados, dando foco àqueles cuja melhoria venha a trazer impactos mais significativos para o negócio, contenha os aspectos mais críticos, produza maiores ganhos de produtividade etc.

Ao contrário do que alguns afirmam – os mais resistentes à mudança - em vez causar “engessamento” nos fluxos de trabalho, o mapeamento dos processos produz uma dinâmica muito mais articulada e ágil.

Com reconhecidos e sensíveis benefícios para a melhoria dos resultados de pequenas, médias e grandes empresas. Melhorias em processos produzem rapidamente o retorno dos investimentos efetuados para a sua implementação, haja vista uma priorização adequada das ações.

O mapeamento dos processos produz uma dinâmica muito mais articulada e ágil ao funcionamento e à dinâmica da empresa. 

Processos e resultados

Em momentos como agora, obter resultados efetivos com custos controlados, mapeamento e melhoria em processos é ação decisiva. Por isso mesmo é  importante saber algumas das razões pelas quais empresas com processos mapeados têm obtido êxito:

1. O empresário ou executivo, pode conhecer melhor o seu negócio, administrá-lo e controlar os resultados. Embora pareça óbvio, na prática os gestores não conhecem, não controlam, nem avaliam os resultados dos processos. E a empresa se sujeita a quedas de produtividade, desperdícios e outras falhas que produzem perdas por custos de operação, multas, questões legais ou de imagem.

2. A tomada de decisão pode ser rápida e qualificada. Com os processos e os indicadores de resultados visíveis e alinhados, as decisões podem ser fundamentadas, objetivas e a definição de prioridades facilitada, com base em informações confiáveis.

3. A direção pode ter uma visão holística da empresa. Com a perspectiva por processos é possível perceber e entender o encadeamento das atividades na dinâmica da empresa: sua sequência; interligação; pontos críticos, e oportunidades de melhoria. Além de viabilizar a sinergia entre áreas da empresa.

4. O alinhamento (ou não) das atividades aos objetivos estratégicos da organização fica claro. A análise de processos permite identificar atividades superpostas, ineficazes e sem valor agregado para a empresa ou o cliente. Essas situações, em geral invisíveis, ocorrem por ações no nível da média gerência ou áreas especializadas, sem controle. Frequentemente tais perdas só são vistas, e suas causas identificadas, quando o dano já está grave.

5. Em tempos de home office, processos definidos garantem consistência entre os fluxos de trabalho e sua padronização ganha relevância (e urgência), apesar da distância física, pela natural preocupação em evitar custos desnecessários.

Em tempos de home office, processos definidos garantem consistência entre os fluxos de trabalho e sua padronização ganha relevância

Benefícios além da crise

Para transmitir uma ideia mais próxima dos benefícios que o mapeamento de processos traz para uma organização, vejamos uma lista com os ganhos mais imediatos.

1. Reduz custos operacionais – ao proporcionar a otimização de processos, pela retirada de atividades desnecessárias, redundantes ou sem agregação de valor, ou ainda pela automação de determinadas etapas.

2. Introduz melhoria em produtos – ao operar a melhoria contínua aumentam as possibilidades de que o produto final atenda cada vez mais às necessidades dos clientes.

3. Produz o fortalecimento da marca – a melhoria contínua dos produtos ou serviços provoca, nos clientes, uma percepção positiva quanto à evolução da marca, o que se traduz como vantagem competitiva no mercado.

4. Evidencia o alcance de objetivos corporativos – na medida em que as metas para o negócio estejam alinhadas aos objetivos estratégicos e esses são alcançados, a consistência das ações de melhoria de processo são validadas.

5. Gera ganhos de produtividade e efetividade – as ações de otimização de processos tem foco em produtividade e, ao eliminar as ineficiências em benefício do resultado final evidenciam a sua efetividade.

Resumindo e reforçando

Em momentos como agora, obter resultados efetivos com custos controlados, mapeamento e melhoria em processos é ação decisiva. Pequenas, médias e grandes empresas tem obtido melhoria dos seus resultados, com a otimização de processos provocando imediato o retorno dos investimentos efetuados para a sua implementação.

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