Observatório JB traz nesta postagem de inicio de ano, orientações claras e diretas para atividades de controle, uma das mais importante dentre aquelas inerentes aos papéis de liderança. Para o acompanhamento e controle - de processos ou projetos - são indicadas ações simples, utilizando um checklist, a fim de garantir que as atividades e seus resultados sejam executados, acompanhados e controlados durante a sua execução.
Tempo aproximado de leitura: 6 minutos
O que é um checklist e como utilizar
O checklist é uma ferramenta de gestão prática e visual
para liderar projetos e processos. Seu bom uso faz, frequentemente, a
diferença entre um bom e um mau gestor. As suas principais vantagens são:
- Dar uma perspectiva visual das atividades a serem realizadas, de forma sistemática, vinculando cada uma delas a um determinado tempo ou prazo.
- Proporcionar informações precisas sobre o que está sendo produzido ou o que já foi finalizado em alguma atividade.
- Permitir o conhecimento e a melhoria da qualidade e da velocidade com que as atividades sob seu controle são executadas.
Utilidade de um checklist
O checklist nas
mãos de um gestor competente serve para:
- Assegurar que as atividades sejam cumpridas nos prazos ajustados.
- Reduzir a ocorrência de erros na execução de projetos e processos.
- Agilizar a tomada de decisões pela verificação constante dos resultados.
- Fornecer insumos para a revisão ou alteração de processos ou projetos.
Construindo um checklist
O checklist pode
ser construído, basicamente, de três formas:
- Utilizando um
diagrama, ou a própria versão em que o processo ou projeto está documentado,
com as atividades em ordem sequencial e os respectivos prazos ou datas limite.
Tem a vantagem de proporcionar uma visão global do trabalho que está sendo
produzido e das implicações no produto final das etapas que se quer acompanhar.
- Estruturando uma lista
de verificação organizada na sequência natural em que as atividades devem ser
executadas para alcançar uma determinada meta, produto ou resultado. É a forma
mais comum, principalmente aquela que lista os pontos críticos de projetos e
processos, cujos prazos e qualidade tem grande impacto no produto final.
- Por intermédio de
algum software de controle de projetos, que permita verificar as etapas de um
trabalho e controlar se estão sendo cumpridas e/ou se estão em dia.
Utilizando um checklist
Um bom checklist
proporciona o apoio suficiente para que um gestor competente possa exercer a
parte “controle” das suas funções. Para isso é importante:
- Escolher o instrumento
mais adequado para utilizar como checklist
(diagrama,
lista ou software).
- Estabelecer a
frequência das ações de controle. Não há recomendação direta porque
depende do tipo da atividade a ser verificada e da sua natureza (mais ou menos
crítica) no momento. Mas é importante que tenha uma frequência regular.
- Manter as pessoas da equipe informadas
sobre os mecanismos de acompanhamento e controle, a fim de que estejam sempre
preparadas para prestar as informações necessárias.
- Estimular uma cultura ágil, racional
e com foco em resultados a fim de que as verificações sejam percebidas como
garantia da qualidade e não como mera fiscalização.
Indo um pouco mais além
Algumas
recomendações úteis para os gestores, retiradas da metodologia Lean (estratégia
de excelência operacional que tem como referência o Sistema Toyota de Produção).
1. 1. Não existe um único tipo de liderança.
2. 2. Nem todas as características de liderança se aplicam a todas as
situações.
3. 3. Ser líder não depende de autoridade.
4. 4. Ninguém lidera em tudo.
========
Informações detalhadas, pedido de reunião ou interesse em temas afins: contato@jbconsul.com.br
ou (21) 9999-52440 (também no WhatsApp)
Nenhum comentário:
Postar um comentário