Diferenciais Competitivos - Processos

Sobre o assunto diferenciais competitivos em tempos de crise nossas publicações mais recentes citavam que, considerando ser a tecnologia um componente já incorporado pela maioria das empresas, pessoas e processos são os temas que devem ocupar as prioridades das empresas como efetivos diferenciais competitivos neste momento de preparação para o “novo normal”. Nessa linha, na publicação da semana passada, Observatório JB trouxe como tema central gestão de pessoas.

Hoje o foco está em gestão de processos, assunto que torna-se mais importante a cada momento. Crises de grande magnitude como esta afetam, cedo ou tarde, a maioria das organizações e fazem com que as decisões tomadas possam colocar em jogo a sobrevivência das empresas e dos empregos de muitas pessoas. Além do mais, o tal de "novo normal" já está aí.

Para demonstrar a premissa a partir da qual a gestão de processo é decisiva no contexto atual, serão indicadas e comentadas inicialmente algumas informações de recentes pesquisas realizadas no país e no exterior, com empresas de diversos segmentos e portes, com os links de ambos os trabalhos assinalados para permitir acesso às informações completas e detalhadas. Em seguida, então, são acrescentados os comentários e as orientações práticas sobre a gestão de processos em tempos de pandemia.

Começamos pelo trabalho divulgado pela Revista Fortune, que realizou pesquisa entre CEOs de empresas da lista dos 500 da Fortune em 2020, partindo de uma questão básica: “Como as maiores empresas americanas lidam com a pandemia de coronavírus?”. Alguns resultados da pesquisa merecem destaque face ao impacto em transformações de curto, médio e longo prazos e por isso estão a seguir comentados.

Começamos pelo trabalho divulgado pela Revista Fortune, que realizou pesquisa entre CEOs de empresas da lista dos 500 da Fortune em 2020, partindo de uma questão básica: “Como as maiores empresas americanas lidam com a pandemia de coronavírus?”. Alguns resultados da pesquisa merecem destaque face ao impacto em transformações de curto, médio e longo prazos e por isso estão a seguir comentados.

No primeiro quadro vemos que a maioria dos executivos (52,4%) estima para 2022 o retorno da atividade econômica aos níveis anteriores à pandemia.	No quadro central é questionada a previsão para o retorno de pelo menos 90% da força de trabalho aos locais de trabalho originais. 46,4% dos executivos avalia este prazo a partir de 2021; 26,2% afirma que isso nunca vai acontecer.	No último quadro a pergunta é sobre a previsão de data para o retorno das viagens a serviço aos níveis anteriores à pandemia. A maioria dos executivos (51,1%) acredita que isso jamais vai acontecer.
75% dos executivos consultados na pesquisa da Fortune, afirmaram que, nas suas empresas, um dos efeitos desta crise está sendo acelerar o ritmo da transformação digital. A percepção sobre os efeitos da crise na aceleração do ritmo da transformação digital é um dos itens cujos resultados são ratificados aqui no Brasil pela pesquisa recentemente promovida pela consultoria Resultados Digitais, a Endeavor e a Revista PEGN. Com amostra de 1.180 empresas, o trabalho questionou: o impacto que a covid-19 já causou nas organizações; as principais ações tomadas até agora; as necessidades mais urgentes, e qual a expectativa que as lideranças consultadas têm quanto ao futuro, com foco na retomada. Para objetivar o uso do seu tempo aqui estão algumas informações e conclusões.  77,7% das empresas tiveram impacto negativo com a crise do covid-19. Apenas 13,5% tiveram algum reflexo positivo. E os principais planos de contingência devem ser adotados de forma permanente (novos produtos e serviços, migração do modelo de vendas e atendimento para online, delivery e outros mais adequados para períodos de afastamento social). 46% foi o percentual da queda sofrida pelas empresas com modelo B2C com a crise. Aquelas com modelo B2B foram menos impactadas, com queda de 29,3%. 85% das empresas concordam que haverá um longo período de recessão na economia. Acreditam, também, que a recuperação não será rápida. 6 meses é o prazo máximo de disponibilidade de caixa para 52,4% das PMEs. Um dado dramático significando que, se a crise econômica perdurar até o fim do ano (em uma visão otimista), mais da metade das empresas  participantes terão fechado as portas em janeiro de 2021. Mais de 85% afirmam que precisarão testar novas estratégias para o negócio, adaptar modelos e processos. Isso inclui mudanças no modelo de negócios, novos produtos, novos canais de vendas e relacionamento. Algumas já estão testando durante a crise e manterão o aprendizado para o futuro.  74,3% das empresas declararam que adotaram trabalho remoto e horários flexíveis. 28,8% delas indicaram que essa prática será mantida de forma permanente;  em empresas com efetivo superior a 200 empregados, tal percentual chega a 92%. Atualmente estamos vivenciando uma crise que despontou de repente e ainda não tem um horizonte de tempo previsto para terminar. As empresas vivem sob o risco de aprofundar mais ainda as drásticas reduções já ocorridas nos fluxos de caixa e a necessidade de transformar os modelos e estruturas dos negócios. Por outro lado, o que antes estava no campo do prognóstico já encontra evidências em pesquisas como as comentadas aqui: o novo processo definido hoje é referência para adoção definitiva na retomada. Com menor custo e melhor resultado. Com respostas assertivas e rápidas a maioria das empresas produziu soluções tais como: trabalhos em home office; negócios via e-commerce; entregas por delivery; aceleração no ritmo da transformação digital; reuniões e treinamento com utilização de plataformas de comunicação remota, etc. Simplificar processos é questão de sobrevivência. Entretanto, na vida normal das empresas, mesmo com colaboradores competentes ou consultores experientes, pouco se produz em termos de simplificação de processos. Seja porque a alta direção não consegue perceber os ganhos com a melhoria dos processos, porque não quer tomar decisões que desagradem seus gerentes intermediários ou ambas as alternativas combinadas. O que deveria ocorrer a todo tempo passa agora a ter que ser feito em momentos críticos e por emergências extremas. No contexto atual, em termos de gestão de processos é vital: decidir pelo redesenho dos processos chave do negócio; designar para este trabalho profissionais que possam efetivamente contribuir para respostas adequadas aos problemas; ir ao encontro das soluções com medidas imediatas; planejar e aplicar planos de contingência e indicadores de resultados. Durante uma crise, o número e a importância das decisões a serem tomadas levam à necessidade de agir de forma estruturada, analisando e medindo com regularidade os resultados obtidos, tendo como referência alguns aspectos prioritários para a sua execução. Na prática isto significa que os pontos chave para o sucesso são: Redução de perdas – como é amplamente conhecido, a primeira ação para passar a ganhar dinheiro é parar de perdê-lo. Com a gestão focada na melhoria de processos o gestor pode contar com atividades registradas (inclusive diagramadas) e disponíveis para os executores e o controle pelas lideranças. Tenha foco em: controlar a gestão de suprimentos; diminuir o retrabalho; aferir comparativamente as perdas de matéria-prima, equipamentos, tempo, etc.; interferir prontamente na má execução de atividades, e estimular a busca por soluções de problemas decorrentes dessa má execução. Gestão de riscos – aqui tudo começa com uma equipe forte no seu comitê de crise. Sem este cuidado cada erro pode gerar uma nova crise e o que deveria ser gestão de processos passa a ser gestão de crises, ou o que se costuma chamar um constante “apagar incêndio”. Tenha planos de contingência com foco na identificação de potenciais erros e gargalos para a correção ou pronta eliminação de etapas, processos desnecessários ou antieconômicos. Comitê de crise forte significa ações corretivas rapidamente identificadas e adequadamente implementadas. Ganhos de produtividade – a tecnologia é apenas um meio, não um fim. Os mais eficazes recursos de tecnologia da informação e comunicação não produzem qualquer diferencial competitivo se os processos que vão chegar ao cliente são complicados ou se as pessoas que vão executá-los não estão habilitadas para dar respostas no tempo certo e na qualidade exigida. Intervenha prontamente e elimine etapas desnecessárias em atividades sem valor agregado para o cliente; elas aumentam a chance de erros e defeitos, levam à perda de produtividade e à diminuição da satisfação do cliente.  E qualifique as equipes. Comunicação constante – Os processos mapeados e registrados devem também se transformar em instrumentos de comunicação, a fim de que todos possam visualizar a dinâmica dos negócios da empresa de forma global e identificar gargalos que necessitam de intervenção ou reestruturação. Mantenha comunicação frequente com toda a empresa, transmitindo ou debatendo informações e decisões importantes sobre ações anticrise. Em momentos de crise é fundamental que a direção mantenha as pessoas atualizadas e fortaleça o engajamento do time. Aprender com os resultados obtidos – Para assegurar e manter o sucesso das mudanças efetuadas deve-se utilizar mecanismos de controle e avaliação de resultados. Avalie frequentemente se as medidas tomadas para a redução de perdas, diminuição de riscos, aumento da produtividade, etc. estão sendo, além de profundas, efetivas, aferindo indicadores e metas para medir os resultados de processos, produtos, prazos, satisfação de cliente, etc.  Não menos importante é observar o comportamento das demais empresas do setor, no sentido manter-se competitivo diante do mercado.  Quer fazer algum comentário sobre o assunto ou solicitar informações adicionais? Faça contato conosco. contato@jbconsul.com.br