Observatório JB traz nesta postagem conceitos e orientações úteis para obter produtividade com a administração do tempo, referenciando e comentando matéria da BBC News dentro da premissa de que administrar o tempo não significa trabalhar mais, nem transformar-se num robô, mas é uma ação com impacto direto na produtividade e, por acréscimo, nas condições de saúde física, emocional e mental.
Tempo aproximado de leitura: 8 minutos
O dia tem 24 horas para todos. Quanto a isso não há dúvidas.
Só que, na percepção individual, isso nem
sempre se confirma. Há pessoas que, mesmo com elevado volume de trabalho, conseguem dar conta dos seus encargos sem qualquer esforço maior aparente.
Outras, contudo, se sentem sobrecarregadas, pressionadas, vergadas sob o
peso do tempo em seus ombros. De forma tão recorrente que se encontram entre a
maioria daqueles que, durante este período de pandemia, tiveram dificuldades na
relação com a produtividade no trabalho em home office.
Ao admitir que nossas atitudes e comportamentos influem diretamente no resultado final da nossa relação com o tempo, passamos a perceber que a administração desse tempo não pode ser encarada apenas de uma forma mecânica, por procedimentos de agenda e outros formais. Comportamentos e atitudes precisarão ser analisados e trabalhados para que, ajustados, proporcionem condições de emergir um novo nível de consciência e uma melhor relação com questões ligadas ao tempo.
O segredo de uma boa gestão do tempo está na forma como a pessoa combina
as suas características biológicas (como um ente biológico), as suas
competências (conhecimento, habilidades e atitudes) e as demandas inerentes às atividades
a serem desempenhadas.
É justamente aí que temos o encontro entre a administração do tempo e a
produtividade. Um embate que não é novo, mas que com os tempos atuais tornou-se
um verdadeiro desafio para muitos de nós.
Matéria recente da BBC NEWS
aborda o assunto com propriedade e propõe algumas estratégias para que as pessoas
possam estruturar melhor o seu tempo, tirar mais proveito dele e aumentar a
produtividade no trabalho.
Algumas recomendações importantes estão a seguir condensadas.
Primeiramente, repaginando conceitos em conversa direta:
1. Produtividade
não se refere à quantidade de horas que alguém trabalha ou quantas atividades
pendentes a pessoa pode tirar da sua lista, mas, à relação que se tem com
prioridades.
2. Administrar o
tempo de forma produtiva é fazer o que é preciso para trabalhar de
maneira eficiente e eficaz.
3. Um
planejamento meticuloso é o segredo para aproveitar ao máximo o seu dia.
4. Estarmos
exaustos ou preocupados frequentemente são condições que produzem desgastes, debilitam
nossas defesas orgânicas e diminuem as possibilidades de sermos produtivos.
Se a era da informação trouxe desafios para todas as
atividades, quem tem como matéria ou produto
final de trabalho a própria informação tem um desafio a mais.
Finalmente, fornecendo quatro recomendações para reflexão e prática:
1. Alinhe o trabalho com o
seu relógio biológico
Cada pessoa pode identificar o seu próprio relógio biológico (também
chamado de “cronotipo”), observando os seus momentos de maior e menor energia
ao longo do ciclo do dia, o que é decisivo para definir períodos mais ou menos
produtivos.
Na prática - coloque as atividades que exigem maior concentração ou que
são mais relevantes para serem realizadas nos momentos em que sua energia está
em alta e deixe as atividades mais rotineiras (como responder e-mails, por
exemplo) para quando sua energia estiver mais baixa.
2. Utilize o final do dia anterior
para planejar a jornada de trabalho
Esta recomendação vai ao encontro de uma mudança necessária para a maioria
de nós, em nossa cultura: planejar – o mínimo que seja. Diz o artigo, com
muita propriedade, que “um dia produtivo não acontece por acaso. Requer
planejamento. Se escrevermos o que queremos fazer, quando e onde, é muito mais
provável que os objetivos sejam alcançados”.
Na prática - anote três prioridades para o dia seguinte, ou seja,
aquelas coisas que você não pode deixar de fazer e, em seguida, conclua a lista
de tudo que tem pela frente, de preferência hora a hora. Complementando, acrescente
no final pequenas tarefas que podem ser feitas entre compromissos, reuniões ou
em qualquer intervalo.
3. Desenvolva rituais,
definindo local e hora de execução de acordo com o tipo de trabalho
Com essas referências seu cérebro vai associar com maior facilidade sinais
físicos e temporais de cada tipo de atividade e se dispor melhor para a sua
execução produtiva. Diz o artigo da BBC, como exemplo da importância dessa recomendação,
que algumas pessoas usam certos trajetos para caminhar e pensar quando precisam
resolver problemas complexos ou desafios criativos. Outros preferem dividir as tarefas entre um
espaço do escritório e outro, o que ajuda a quebrar a monotonia e também
influencia a atitude com que são abordados determinados desafios.
Na prática - procure fazer o mesmo tipo de atividade no mesmo lugar ou à
mesma hora. (por exemplo: em home office, participe de reuniões por
videoconferência no quarto, responda e-mails na sala e se concentrar em uma
poltrona voltada para o meio externo). Depois de exercitar por algumas semanas
e fazer alguns ajustes, será gerado um fluxo que torna mais fácil atingir os
objetivos em menos tempo – uma das definições de melhorar a produtividade. Por
extensão, estabelecer pequenas pausas pode ser um “comando” para recarregar as
energias pode ser boa recomendação.
4. Evite bloquear
100% da agenda
Um dia totalmente bloqueado na agenda pode dar uma falsa sensação de
produtividade. Além do mais, não sobrará tempo para resolver imprevistos, dispor
de momentos para a criatividade, contato social ou com membros de sua equipe.
Na prática - se sua agenda parece estar sempre cheia, programe
deliberadamente uma parte do tempo para não fazer nada – e o utilize para atividades
inesperadas que surgem ao longo do dia ou mesmo para fazer uma pequena pausa
que pode ajudar a seguir em frente com mais energia.
O ajuste entre as características necessárias para as
atividades a serem executadas e as capacidades disponíveis em cada um, é a chave para melhor administração do tempo
Não é difícil concluir que a administração do tempo é fundamental – não apenas
no trabalho - e, em essência, colabora fortemente para a melhoria da qualidade
de vida. Produtividade, melhores relações humanas, sentimento de realização e
redução de desperdícios são apenas alguns dos ganhos obtidos com uma eficaz
administração do tempo.
Administrar o tempo não significa trabalhar mais, nem transformar-se num
robô. É, na realidade, uma forma de trabalhar menos, trabalhar melhor, ser mais
flexível, ser mais racional e se sentir feliz com o trabalho realizado.
Representa a opção mais objetiva e eficaz ao alcance de todo aquele que
esteja disposto a olhar honesta e objetivamente para si mesmo, analisar a forma
como atua diante das situações do dia a dia e descobrir o que poderá ser
alterado para tornar sua ação mais produtiva.
Informações detalhadas, pedido de reunião ou interesse em temas afins: contato@jbconsul.com.br
ou (21) 9999-52440 (também no WhatsApp)
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