Observatório JB traz nesta postagem alguns pontos relevantes e comentários sobre trabalho publicado por equipe do MIT - Massachusetts Institute of Technology, que estuda e propõe ações para abordagem de questões relativas à fadiga produzida pelas reuniões virtuais - hoje tão presentes - a fim de transformá-las em eventos mais produtivos e, ao mesmo tempo, menos desgastantes.
Tempo aproximado de leitura: 6 minutos
No ano passado, praticamente de um dia para o outro, os participantes de reuniões de trabalho, em vez de procurarem onde seria a sala da reunião passaram a querer saber qual o link do Zoom, Google ou similar para se conectar às reuniões. Para muitos de nós o meio onde ocorrem as reuniões mudou, mas a necessidade de trabalhar em grupo – já incorporada em todos para projetos, tomada de decisões e etc. - não mudou em nada.
E continua presente porque, na prática, o número de reuniões por dia acabou aumentando, na medida em que muitos tipos de trabalho se tonaram completamente remotos. E, pelo jeito, as reuniões virtuais não vão desaparecer tão cedo...
Evidência dessa afirmativa está na recente pesquisa da “Future Workforce Pulse Report” da Upwork, indicando a previsão de que em 2025, 36,2 milhões de americanos estarão trabalhando remotamente - o que representa um aumento de quase 90% em relação a níveis pré-pandêmicos.
Este contexto de trabalho virtual tem adicionado novos graus de complexidade para líderes e participantes de reuniões, tais como: a falta de pistas não-verbais; o contato visual prolongado; a sobrecarga de rostos, incluindo os nossos próprios (ver nossos próprios rostos enquanto falamos ou ouvimos, e a hiperconsciência associada de como aparecemos ou nos emocionamos, é algo estressante.). Tudo isso somado ao esforço necessária para processar todos esses estímulos enquanto, simultaneamente, as pessoas pensam e se comunicam.
Assim é criada a chamada “fadiga do zoom” cujas medidas preliminares de prevenção incluem evitar
multitarefa, fazer pausas na tela ou mudar a forma de contato para uma ligação
telefônica ou e-mail.
Pesquisando o motivo das reuniões virtuais serem tão desgastantes e ações que os líderes podem fazer para melhorar suas reuniões, os autores do artigo do MIT coletaram dados de trabalhadores de diversos setores nos Estados Unidos e na Europa para entender as suas experiências em reuniões virtuais e, mais especificamente, em enfrentar o cansaço.
A
grande maioria relatou sentir-se cansada e mesmo esgotada durante e depois de suas
reuniões virtuais - em intensidade maior do que em reuniões presenciais. Houve pouco consenso sobre as explicações para o motivo de se sentirem cansados,
mas a duração e as estruturas das reuniões surgiram como temas principais.
Analisando o ”varejo” da pesquisa encontra-se o que foi chamado de paradoxos de preferência: pessoas diferentes tinham preferências que contradiziam as de seus colegas. Alguns trabalhadores relataram, por exemplo, que as reuniões virtuais são mais cansativas do que as conduzidas pessoalmente porque há menos interações sociais, enquanto outros apreciam o estilo dessas reuniões por se sentirem mais independentes. Uma pessoa relatou que sentia falta das interações sociais mais fáceis do escritório, mas não queria que o tempo das reuniões virtuais entrasse no bate-papo.
Como não há solução universal, dadas as necessidades e preferências variadas dos participantes, o melhor caminho a ser seguido para que as reuniões se tornem mais eficazes e menos cansativas, indica que uma das coisas mais importantes que um líder pode fazer é pedir feedback dos participantes.
Ao pedir que pensem criticamente sobre as reuniões e contribuam para o seu sucesso, pode ser obtido mais engajamento e investimento das pessoas nas reuniões. Alternativamente, podem ser feitas pesquisas de pulso ocasionais, discussões em grupo mais abertas ou ambos, para o obter avaliações das pessoas sobre as reuniões atuais e suas preferências ou sugestões para reuniões futuras.
Para orientar este processo de busca do feedback da reunião, os autores sugerem a colocação de algumas questões, como por exemplo:
1. Quão úteis são as reuniões de nossa equipe?
2. O que está funcionando bem e não tão bem?
3. O que devemos fazer de maneira diferente?
4. Para otimizar seu fluxo de trabalho, nossas reuniões devem ser agendadas pela manhã, ao meio-dia ou à tarde?
5. Qual deve ser a duração de nossas reuniões?
6. Com que frequência devemos nos encontrar?
7. Você se beneficiaria com dias ou blocos de tempo sem reuniões?
8. Se você fosse liderar a reunião, o que faria de diferente?
Depois de coletar feedback dos participantes das reuniões, cabe absorver e refletir sobre as respostas e fazer as mudanças tendo em mente que nem sempre será possível acomodar as preferências de todos.
O importante disso é a sinalização de que a liderança está tentando fazer ajustes que beneficiem toda a equipe, ouvindo e agindo para tornar as reuniões melhores para o grupo.
Lado a lado com as ideias obtidas junto à equipe, algumas outras práticas usualmente recomendadas para tornar as reuniões virtuais mais eficazes e menos fatigantes podem ser levadas para a consideração da equipe.
1. Cancelar reuniões desnecessárias e tornar as reuniões necessárias mais curtas.
2. Atribuir funções diferentes aos participantes quando fizer sentido, como facilitador, anotador ou cronometrista.
3. Usar salas de descanso para resolução de problemas, discussões e interações sociais.
4. Fazer reuniões assíncronas, por exemplo, criando um Documento Google compartilhado
para os funcionários contribuírem ao longo do dia.
5. Criar pausas durante reuniões longas e entre reuniões consecutivas.
6. Incentivar os
participantes a se levantarem, se espreguiçarem e caminharem.
7. Implementar blocos de tempo ou dias sem reuniões.
8. Moderar e facilitar as reuniões virtuais de forma mais ativa, retirando tópicos quando necessário e garantindo que todos tenham a oportunidade de contribuir.
9. Desativar a “autovisualização” na plataforma de reunião, se possível, e tornar o uso da câmera opcional para algumas reuniões.
O artigo termina lembrando que, tendo em vista a complexidade da situação e o respeito à individualidade dos participantes, não existe uma abordagem única que atenda as expectativas de todos para reduzir o cansaço das reuniões virtuais ou para eliminar as reuniões “ruins”. E recomenda às lideranças que estejam dispostas a se adaptar e evoluir, citando quatro pontos de referência:
1º. Experimentem diferentes estratégias ou plataformas de reunião.
2º. Façam ajustes na medida em que as necessidades mudam ou evoluem.
3º. Contem com o cumprimento das melhores práticas.
4º. Desenvolvam uma resposta personalizada para garantir que sua
próxima reunião virtual seja estimulante, em vez de drenar energia das pessoas.
Tudo isso considerando que, na prática, os líderes ainda podem fazer a diferença. Desde que descubram o que é importante para o seu pessoal e, em seguida, entreguem.
Informações detalhadas, pedido de reunião ou interesse em temas similares: contato@jbconsul.com.br ou (21) 9999-52440 (também no WhatsApp)
Nenhum comentário:
Postar um comentário