Observatório JB traz nesta postagem sumário e análise dE interessante artigo publicado na HBR (Harvard Business Review), por Nikodem Szumilo e Thomas Wiegelmann, neste mês*, enfocando o tema título. Um deles é professor de finanças e planejamento urbano em Londres e o outro é gestor de investimentos com foco em imóveis. Essa combinação proporciona uma abordagem diferente daquela que tem sido usualmente difundida, pois agrega novos e importantes fatores para tomada de decisões.
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A pandemia fez com que muitos profissionais fossem trabalhar em casa. À medida que emergimos da crise e as empresas mudam para arranjos de trabalho híbridos, além das motivações individuais, anseios por mudança, necessidades de interação em trabalho coletivo e ganhos de produtividade, suas estratégias devem reconsiderar o tamanho, a localização e o design dos seus escritórios.
O que implica em levar em conta no projeto de retorno do pessoal às novas condições de trabalho - em geral no modelo híbrido - a execução de uma revisão detalhada dos processos, para incorporação dos novos requisitos de gestão, execução e performance, contemplando, além das novas funcionalidade, as necessidades de qualidade e produtividade dos produtos e serviços, a satisfação de trabalhadores e clientes e a simplificação das rotinas.
E mantendo sempre como alvo a obtenção de melhores resultados para a empresa.
Nessa linha são apresentadas a seguir, algumas afirmativas e conclusões dos estudos conduzidos pelos autores, além de comentários a respeito das premissas indicadas acima.
O texto é finalizado com uma breve análise confrontando as necessidades de mudança em processos por conta de novas tecnologias com os ônus decorrentes da não implementação dessas transformações adequadamente.
Em casa e/ou no escritório
Mesmo com o aumento das taxas de vacinação, as empresas permanecem incertas sobre quando, como e, em alguns casos, se os trabalhadores retornarão às suas rotinas anteriores ao covid-19. Dados do Google mostram que a atividade no local de trabalho em Londres, Nova York e São Francisco está na metade do que era antes da pandemia.
Por outro lado, uma pesquisa feita em junho pela Câmara de Comércio de Londres com 520 líderes empresariais revelou que, entre as empresas cujos funcionários podem trabalhar em casa, metade espera que os trabalhadores permaneçam remotos cinco dias por semana, mesmo após a Covid.
O setor imobiliário já aponta sinais
dessa mudança. Na cidade de Nova York, por exemplo, as taxas de
vacância de escritórios aumentaram 11,3% no ano passado e agora estão no
nível mais alto em 27 anos. Isso ocorreu apesar de empresas sediadas em
Nova York, como J P Morgan Chase e Goldman Sachs, se encontrarem
entre as mais decididas em fazer com que os funcionários retornem
rapidamente aos escritórios.
Trabalho em escritório e gestão
Especialistas que vêm acompanhando de perto o assunto identificaram que as empresas que preferem todos os seus empregados trabalhando no mesmo local e ao mesmo tempo têm, em comum, dois motivos:
1º Tornar mais
fácil o monitoramento os trabalhadores. Para alguns tipos de profissionais especializados, cuja carga horária efetivamente aplicada é difícil de medir (tais
como programadores, contadores, analistas, desenvolvedores etc.), o trabalho remoto
é difícil de monitorar. Não obstante os instrumentos de monitoramento
do trabalho existam desde antes da pandemia, muitos gerentes ainda dependem da
proximidade e da observação direta para determinar quem está trabalhando duro.
E por isso resistem à mudança dessas atividades para fora do escritório.
No entanto, após um ano de trabalho remoto, esta perspectiva mudou. E hoje está claro que a capacidade de um gerente para monitorar uma equipe trabalhando remotamente depende não apenas da natureza do trabalho, mas também das habilidades do gerente. Nem todo gerente possui as habilidades necessárias para ser um bom líder de uma equipe remota, mas essas habilidades podem melhorar com a prática, o que é um argumento a favor de que as habilidades de gerenciamento remoto de muitas pessoas estão melhores do que antes da pandemia.
2º Apoiar trocas não estruturadas de ideias. Este motivo tem como justificativa a afirmativa de que as reuniões informais são uma
parte importante da cultura da empresa e o trabalho remoto pode prejudicá-la. Só
que, na verdade, pesquisas mostram que as interações não estruturadas ajudam as
pessoas a trocar informações e construir redes, mas não há evidências de que
isso aumenta a produtividade da empresa. Portanto, os gerentes precisam
pensar cuidadosamente sobre o papel que a interação informal desempenha em sua
equipe e como o trabalho em casa a afetará.
Os empregados também se tornaram mais adeptos da
interação por meio da tecnologia, seja por videoconferência ou por meio de
plataformas diversas. Alguns consideram ponto desfavorável o custo de
adoção de nova tecnologia para viabilizar a operação e o controle do trabalho
remoto, mas esquecem que em boa parte este custo já foi pago.
Consequência prática imediata
Na prática foi observado que as transformações já efetuadas por conta da pandemia reduziram irreversivelmente o custo de mudança para o trabalho remoto e tornou essa escolha, agora, mais barata. Significando que atualmente é mais fácil entrar e sair do trabalho remoto quando for conveniente ou necessário.
Este tipo de entendimento está levando a maioria
das empresas a concluir que mais atividades ocorrerão online. Mesmo
porque, apesar de variações, algumas estimativas acadêmicas sugerem
que cerca de 20% dos dias de trabalho serão passados em casa, o que indica –
sob a ótica da ocupação de imóveis- que os escritórios precisarão apenas de
cerca de 80% de sua capacidade pré-pandêmica.
Fatores a analisar
Planejamento
Os autores recomendam que mesmo considerando os
parâmetros acima para decisões neste sentido, dois aspectos chave sejam levados em
conta no planejamento de escritórios, de forma conjugada: o tamanho das instalações de escritório necessárias no futuro; e a localização desse
espaço. Essas decisões andam de mãos dadas, uma vez que tamanho,
localização e custos são decisões inter-relacionadas.
Atitude dos trabalhadores
Pesquisas mostram que a maioria dos empregados administrativos realmente deseja voltar a um escritório - mas apenas dois ou
três dias por semana. O que exigirá menos espaço do que antes, porque é
improvável que todos os empregados trabalhem nos mesmos dias. Outro dado
interessante sugere que a qualidade do
espaço deve se tornar mais importante do que a quantidade, com
as empresas se concentrando em espaços menores que ofereçam melhores serviços e
comodidades.
Proximidade com clientes, clientes e serviços
Agregam os autores que, segundo economistas
urbanos, as cidades modernas existem por duas razões: (1) As empresas
se beneficiam de
estar perto de outras empresas e trabalhadores, o que aumenta os salários e
lucros. (2) Certos serviços (como
lojas de varejo de luxo ou restaurantes, centros de saúde especializados, ou
acesso fácil a serviços como compartilhamento de caronas) se beneficiam da
escala e estão disponíveis apenas em áreas densamente povoadas.
Com as empresas mudando para um modelo de trabalho híbrido ou totalmente remoto, esses benefícios podem diminuir devido à densidade reduzida (na circulação de pessoas) e, então, a vantagem de ter um escritório em um distrito comercial central provavelmente tornar-se-á menor.
Em contraponto,
estar perto de serviços pode ser importante, na medida em que as pessoas estejam
se locomovendo para o escritório principalmente para se socializar com os
colegas, em vez de trabalhar em uma mesa, situação na qual, ter o escritório
perto de restaurantes e parques torna-se mais importante que no setor comercial.
Padrões de deslocamento
No passado, uma consideração importante na escolha
dos locais dos escritórios era garantir que eles atraíssem as melhores
pessoas. Como as idas ao escritório não serão necessariamente frequentes,
mais pessoas viverão mais tempo longe de seus escritórios, de modo que os
locais-chave atrairão mais talentos de lugares mais distantes.
Isso tornará, por exemplo, a escolha de proximidade de acesso às opções de transporte de curta distância (como paradas de metrô) menos prioritária do que estar junto a terminais de transporte de longa distância (como a proximidade de rodovias ou estações ferroviárias).
Projeto de escritório
Ainda na linha de atrair os melhores talentos com
base no local de trabalho, a prioridade desses não parece ser a
localização do escritório em relação às suas casas, mas as condições do local em
relação às suas aspirações de carreira. Segundo pesquisas, os
trabalhadores talentosos são atraídos para escritórios onde possam trabalhar de
forma mais produtiva e se concentrar em atividades que não podem fazer em
casa.
No caso, ainda que esse enfoque passe a exigir menos espaço, a localização e a qualidade dos escritórios passam a ser escolhas críticas. O que deve ser considerado, necessariamente, pela revisão dos processos.
Meio ambiente
Considerando que a construção de torres de
escritórios consome grandes volumes de recursos naturais em ações tais como aquecimento,
resfriamento e eletrificação usados diariamente, reavaliar a necessidade de
espaço físico, perante a crise atual, pode ser a oportunidade perfeita para
começar a usar o espaço de escritório com mais eficiência.
Por exemplo, para empresas que optam por um sistema híbrido com os trabalhadores no escritório três dias por semana, poderá haver uma redução significativa no impacto ambiental por conta de aquecimento e resfriamento reduzidos no "dias de folga”.
Custo
Um fator final nas decisões que as empresas tomarão
sobre o espaço de escritórios pode ser o fato de que os proprietários estejam mais
dispostos do que nunca a renegociar contratos. Significando
que mesmo aqueles presos a negócios de longo prazo agora podem tentar repensar
a maneira como usam o espaço do escritório.
Implantar novas tecnologias sem rever processos produz perdas por energia consumida em vão, por tempo e trabalho perdidos e por muito dinheiro literalmente "jogado fora".
Arrematando e comentando
Em síntese, essa abordagem inclui novos ingredientes na pauta para decisões sobre acomodação das equipes no retorno às jornadas presenciais (plenas ou parciais), agregando aos critérios de captação, desenvolvimento, carreira, remuneração e outros já abordados, aspectos que sugerem que a maioria das empresas pode descobrir que já não precisa de tanto espaço de escritório.
O especialistas entendem, por acréscimo, que a localização do espaço necessário funcionará melhor para os trabalhadores se for projetada para um estilo de trabalho híbrido e próximo a locais com outras atividades e conexões de transporte de longa distância.
Combinando tudo isso com o uso massivo de tecnologia da informação e comunicação para a execução e controle das atividades dos processos e projetos, fica evidente a necessidade de ações efetivas voltadas ao redesenho dos processos de trabalho e ao desenvolvimento de instrumentos para aperfeiçoamento da gestão de equipes.
Não podemos (e não devemos) nos esquecer - seja por ter vivenciado a situação ou estudado a respeito - do que ocorre em muitas empresas toda vez que a tecnologia avança sem que os processos sejam adaptados, otimizados, racionalizados ou customizados. Grande desperdício!
Desperdício por energia consumida em vão, por tempo e trabalho perdido, por listagens atravancando espaços, e por muito dinheiro literalmente "jogado fora".
Hoje, novamente se apresenta a oportunidade de uma revisão dos processos com foco em viabilizar as mudanças e incorporar, além das novas tecnologias, melhorias de qualidade e produtividade para serviços, produtos, satisfação de clientes e, claro, resultados.
É a hora exata para fazer o certo e corrigir o que está errado.
Informações detalhadas, pedido de reunião ou interesse em temas afins: contato@jbconsul.com.br
ou (21) 9999-52440 (também no WhatsApp)
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