A melhoria contínua consiste na aplicação das técnicas de gestão de processos, para assegurar que uma atividade e seus resultados sejam otimizados ao longo do tempo.
Iniciando de forma direta
O trabalho de melhoria em processos é importante
porque:
(1) Promove a integração eficaz entre as áreas de
uma empresa;
(2) Tem foco na satisfação do cliente com o produto ou serviço;
(3) Estimula uma atitude voltada ao alcance de resultados.
A qualquer tempo - inclusive e principalmente em períodos de crise.
Em tempos de crise é imperativo encontrar soluções
para melhorar a gestão dos processos, criando dentro da equipe um forte
compromisso com a obtenção de resultados, com a importância do cliente para a
empresa e com a obstinação em eliminar os desperdícios, o retrabalho, e reduzir
despesas.
Medidas como estas devem estar no marco inicial de
qualquer manual de boa gestão em cenários de crise. Só que, embora pareça
óbvio, muitos empresários e executivos não tomam ações dessa natureza.
Nos cenários de crise, curiosamente, é grande a
dificuldade de descartar práticas ineficazes, antes ocultadas pelos ventos
favoráveis da economia. É como se houvesse um compromisso com o erro. Frequentemente
a direção permanece paralisada, sem tomar medidas efetivas para transformar a
situação da sua empresa, muito mais reagindo que agindo, tanto no ambiente
interno corporativo quanto na interação com outros atores da economia.
O erro
A pretexto
de “sobrevivência”, deixam de fazer investimentos (mesmo que pequenos) que
poderiam trazer melhorias imediatas e substanciais para os resultados, e
persistem nas práticas ineficazes que produzem desperdícios, retrabalhos,
despesas irracionais etc.
Às vezes até sobrevivem. Mas a um custo imenso...
até à próxima crise – quando os resultados voltam a cair e o sofrimento
recrudesce. Em um ciclo que se repete pela falta de ação, de preparação e de
capacidade de aprender com as experiências anteriores, o que, muito
provavelmente, justifica os espasmos de crescimento da economia nacional que
os economistas chamam de “voo de galinha” – que por definição dura pouco e não
produz melhorias de longo prazo nos resultados.
Exemplos de sobra existem que nos mostram como há oportunidades para melhorias e simplificações de processos, dentre as quais podem ser destacadas algumas evidências, a saber:
1. Primeiramente com a eliminação de um processo ou de
um grupo de atividades dentro de um grande processo pode-se produzir evidências
claras no seu resultado, como a redução do tempo de ciclo, entregas mais
rápidas de bens e serviços, redução de custos e maior racionalidade nos
recursos aplicados.
2. Além disso, ações efetivas de simplificação ou
redução de processos geram elevado grau de satisfação para o cliente (interno
ou externo), face à retirada de atividades de baixo ou nenhum valor agregado,
nas quais frequentemente se encontram erros e atrasos com impacto negativo nas
entregas e prejuízos aos resultados.
3. Concluindo um ciclo, a análise de melhorias em
processos permite a redução de custos com tomadas de decisões que considerem até
mesmo o modelo de organização das empresas enfocando um campo de análise mais amplo e
levando em conta ações que assegurem estruturas com capacidade para garantir o
êxito da retomada da operação com melhores resultados.
O que diz quem entende de resultados
Por falar em melhorar resultados, este é um momento
oportuno para lembrarmos o que já diz há muito tempo o famoso investidor Warren
Buffet: “o primeiro passo para acumular dinheiro é parar de perdê-lo... e
o 2º passo é lembrar sempre do primeiro”.
A citação neste momento é
oportuna porque:
- O País está há algum tempo em uma crise econômica, agravada pela chegada de uma crise sanitária que ainda não terminou.
- O modelo da gestão do tipo “voo de galinha” já mostrou que consome muita energia das empresas e das pessoas, sem progresso expressivo.
- As economias e os negócios bem-sucedidos otimizam seus processos.
E o convite à melhoria e otimização dos processos se justifica porque:
👍 Muitas empresas, neste momento, carecem de ações
para superar as
deficiências que se evidenciara na crise... E parar de perder
dinheiro.
👍 A redução de custos, o aumento da produtividade e o
foco no alcance de
resultados se materializam em ações cujos benefícios pagam,
com folga, os
investimentos na sua execução.
Para quem já se interessou a ponto de chegar até aqui, outros motivos para falar em melhoria de processos neste momento.
1. Não há como negar que mudou
a forma como hoje se organiza o trabalho e as relações entre os trabalhadores
nos processos produtivos – algumas equipes em home office e outras presenciais;
sistemas de negócios online combinados (ou não) com interações pessoais;
modelos de distribuição descentralizados etc.
2. Com essa mudança o modo de
operação das empresas mudou, há novos requisitos para medir o sucesso neste
novo modelo e, por isso, é preciso que a cultura, o modelo de organização e os
processos se transformem. A começar com os métodos pelos quais fazemos os
nossos trabalhos.
3. E, portanto, justo agora, não
podemos deixar passar a hora de analisar, simplificar e estabelecer mecanismos
de avaliação e controle para os processos da empresa, com ações efetivas para
superar as deficiências que se evidenciam em tempos de crise.
Finalizando
As etapas
seguidas nesse caminho, colocadas de forma simplificada, são:
1ª etapa: mapeamento de
processos – compreender como os
negócios estão operando, registrando cada passo da operação e, ao mesmo tempo, identificando
oportunidades para eliminar atividades desnecessárias e reduzir atrasos ou
retrabalhos, com foco e resultados e na satisfação do cliente.
2ª etapa: fluxograma de
processos – registrar, por meio de
gráficos, as etapas dos processos, com o detalhamento das atividades, de modo a
levar ao imediato entendimento da localização das etapas desnecessárias,
atividades com desperdícios de recursos etc.
3ª etapa: indicadores de
desempenho – identificação dos
referenciais chave dos processos para controle do seu desempenho, por
intermédio de acompanhamentos, avaliações ou outros métodos comparativos que
permitam medir e avaliar os resultados das ações planejadas. A definição e análise
dos resultados dos indicadores de desempenho é o ponto que garante a
continuidade da busca da melhoria contínua.
4ª etapa: melhoria
contínua – consiste na aplicação
periódica e rotineira das técnicas de gestão de processos, a fim de assegurar
que uma determinada atividade seja objeto de melhorias ao longo do tempo. Costuma-se
dizer que, implementada a gestão de processos, esta é uma atividade permanente
da empresa.
Acesse aqui ao nosso e-book sobre gestão de processos.
Informações detalhadas, pedido de reunião ou interesse em temas afins: contato@jbconsul.com.br
ou (21) 9999-52440 (também no WhatsApp)
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